Les bons emails au bon moment, sans intervention manuelle.
Un email envoyé à la main prend du temps, se trompe de destinataire et reste souvent générique. Un logiciel bien configuré envoie au bon moment, avec les données contextuelles du dossier, sans que votre équipe n'y touche.
Ça vous parle ?
Les emails de votre logiciel vous causent des problèmes ?
Vos emails arrivent en spam
Sans configuration SPF, DKIM et DMARC, vos emails de confirmation et de relance finissent dans le dossier indésirables. Vos utilisateurs ne les voient jamais.
Les relances se font à la main
Impayés, renouvellements, rappels de rendez-vous : sans automatisation, c'est un collaborateur qui surveille et envoie manuellement. Une source d'oublis et de charge inutile.
Modifier un template nécessite un développeur
Corriger un texte ou adapter un modèle d'email déclenche un ticket de développement. Vos équipes métier sont dépendantes de la technique pour des changements mineurs.
Les deux natures d'email
Emails immédiats et planifiés : deux logiques différentes
Un logiciel bien construit distingue les emails déclenchés par une action utilisateur et les emails programmés à des fréquences définies.
Déclenché par une action
Email immédiat
Confirmation de commande, alerte d'anomalie, notification de validation : l'email part en quelques secondes après l'événement, avec les données contextuelles de la transaction.
Programmé via CRON
Email planifié
Rappel J-7, relance mensuelle, bilan hebdomadaire : le logiciel interroge la base à intervalles définis et envoie automatiquement les emails aux destinataires concernés selon vos règles métier.
Réception garantie
Délivrabilité configurée
SPF, DKIM, DMARC : nous configurons les enregistrements DNS qui authentifient vos emails et garantissent leur arrivée en boîte de réception, pas en spam.
Sans développeur
Templates administrables
Pour les emails dont le texte change régulièrement, nous créons une interface d'administration : votre équipe modifie les templates en autonomie, sans ticket technique.
Données métier injectées
Variables et blocs dynamiques
Injectez vos données directement dans le corps de l'email : tableau de rappel d'échéances, suivi d'activité, statistiques mensuelles. Chaque destinataire reçoit un contenu construit depuis son dossier, pas un texte identique pour tous.
Traçabilité complète des envois
Chaque email envoyé est enregistré : date, destinataire, statut (ouvert, cliqué, bounced). Vous savez exactement ce qui a été reçu et ce qui ne l'a pas été.
Ces données alimentent votre logique métier : ne pas relancer un contact qui a déjà ouvert l'email, détecter les adresses invalides, calculer les taux d'engagement.
Ces statistiques dépendent des informations remontées par la plateforme d'envoi et des paramètres du client de messagerie du destinataire. Certains outils (Apple Mail, Outlook en mode sécurisé) bloquent les pixels de tracking ou pré-chargent les emails, ce qui peut gonfler artificiellement les taux d'ouverture. Ces données sont des indicateurs utiles, pas des certitudes absolues.
- Ouvertures et clics trackés
- Sachez si vos emails de relance sont lus avant de relancer manuellement.
- Bounces détectés automatiquement
- Les adresses invalides sont identifiées et exclues des prochains envois.
- Statistiques dans votre backoffice
- Taux d'ouverture, de clic et de bounce accessibles directement dans votre logiciel.
Assurer une bonne délivrabilité de vos emails
Un email qui n'arrive pas en boîte de réception est un email perdu. La délivrabilité dépend de trois configurations DNS cumulatives : SPF autorise les serveurs légitimes à envoyer en votre nom, DKIM signe chaque message pour prouver son authenticité, DMARC indique aux serveurs destinataires quoi faire des emails qui échouent ces vérifications.
Le spam score est calculé à chaque envoi par les filtres anti-spam : il tient compte du contenu du message, de la réputation du domaine expéditeur, de l'historique d'envoi et du comportement des destinataires. Un score trop élevé envoie l'email en indésirables, même si la configuration DNS est correcte.
Nous configurons ces trois enregistrements sur votre domaine et vous conseillons sur les bonnes pratiques de contenu pour maintenir un spam score bas : structure du template, ratio texte/image, gestion des bounces et des désinscriptions.
- SPF + DKIM + DMARC configurés
- Les trois protocoles d'authentification mis en place dès le lancement du projet.
- Spam score maîtrisé
- Structure du template et bonnes pratiques d'envoi pour rester sous les seuils critiques.
- Sous-domaine dédié si besoin
- Pour les volumes importants, isolation des envois transactionnels sur un sous-domaine pour protéger la réputation du domaine principal.
Une solution ouverte et évolutive
Au-delà des fonctions standards, nous adaptons votre emails automatisés à votre écosystème technique.
Synchronisation API
Connectez votre emails automatisés à vos outils existants (Comptabilité, ERP, Marketing) pour automatiser vos flux de données.
Import & Migration
Ne perdez pas vos historiques. Nous récupérons et nettoyons vos données Excel ou SQL pour les intégrer nativement dans votre nouveau emails automatisés.
Évolutivité totale
Un besoin métier unique ? Nous développons les modules spécifiques qui feront votre avantage concurrentiel.
Les fonctionnalités possibles
De la rédaction des templates au suivi des événements, voici les modules qui composent un système d'emails automatisés construit sur mesure.
Édition des templates et variables
Chaque template est rédigé dans un éditeur intégré à l'administration. Le contenu s'adapte à chaque destinataire grâce à des variables au format {% variable %} : {% prenom %}, {% nom %}, {% email %}, {% date_naissance %}, {% numero_dossier %}, ou toute donnée disponible dans votre logiciel.
Les variables disponibles sont définies selon votre contexte métier. L'éditeur permet de prévisualiser le rendu avec des données de test avant toute mise en production.
Renvoi après correction d'adresse
Quand un email est en erreur (adresse invalide, boîte pleine, rejet serveur), le statut est enregistré dans l'historique. L'administrateur peut corriger l'adresse directement dans le logiciel et déclencher un renvoi en un clic.
Cette fonctionnalité évite la perte d'information critique : une confirmation ou un document envoyé à une mauvaise adresse peut être récupéré sans reprendre le processus depuis le début.
Suivi des événements
L'historique de chaque email trace les événements successifs : livraison, ouverture, clic sur un lien, erreur de remise. Vous visualisez en un coup d'oeil si votre contact a bien reçu et lu le message, sans avoir à le relancer à l'aveugle.
Déclenchement depuis une action métier
Les emails peuvent être déclenchés de trois façons : par un bouton d'envoi manuel dans l'interface administrateur, automatiquement lors d'un changement de statut dans le dossier (validation, refus, passage en attente), ou via une tâche planifiée pour les rappels avant une échéance.
Ces trois modes couvrent la majorité des besoins métier : l'équipe garde la main sur les envois ponctuels, le logiciel gère les automatismes récurrents.
Envoi asynchrone et file d'attente
Par défaut, un email est envoyé au moment où l'action se produit. Si le service SMTP est momentanément indisponible, l'envoi échoue et l'email est perdu. Pour les projets qui ne peuvent pas se permettre cette perte, nous mettons en place un système d'envoi asynchrone : chaque demande d'envoi est enregistrée dans une file d'attente et traitée progressivement par un processus dédié.
En cas de coupure du service SMTP, les emails en erreur restent dans la file et sont automatiquement renvoyés au retour à la normale, sans perte ni intervention manuelle. Le monitoring de la file permet de visualiser les volumes traités, les erreurs et les pics d'activité.
Statistiques de délivrabilité et réactions
Chaque campagne d'envoi expose ses métriques de délivrabilité en temps réel : en cours, délivré, filtré et erreur. Pour éviter qu'un volume de bounces répétés nuise à la réputation du domaine, les adresses en erreur sont automatiquement ajoutées à une liste noire interne et exclues des envois suivants.
Les métriques de réaction complètent le tableau : taux d'ouverture, de clic et de désabonnement. Ces données sont accessibles directement dans votre backoffice et peuvent alimenter votre logique métier (ne pas relancer un contact qui a déjà ouvert, exclure les désabonnés).
Prévisualisation de l'email envoyé
L'historique de chaque email envoyé conserve une prévisualisation du message tel qu'il a réellement été reçu, avec les variables remplacées par leurs valeurs définitives au moment de l'envoi.
Cette fonctionnalité permet de vérifier ce qu'un contact a effectivement reçu sans avoir à reconstituer le contexte : expéditeur, objet, contenu complet et pièces jointes sont consultables directement depuis le dossier dans votre logiciel.
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Pourquoi nous choisir ?
La méthode SmartBooster
Construire un emails automatisés sur mesure est un projet stratégique. Nous vous accompagnons de l'idée à la mise en production.
Approche Progressive
Nous livrons des versions fonctionnelles toutes les 2 semaines. Vous testez, vous apprenez et vous ajustez l'outil au fur et à mesure de sa construction.
Vocabulaire Métier
Fini le jargon technique. Votre emails automatisés utilise vos termes, vos processus et vos habitudes de travail dès le premier jour.
Stabilité & Sérénité
Grâce à nos tests automatisés, chaque évolution est déployée en toute sécurité. Vous vous concentrez sur votre métier, pas sur les bugs.
Nous travaillons avec et pour nos clients
Ces 10 dernières années, nous avons développé des dizaines de logiciels sur mesure pour nos clients.
SmartBooster est une entreprise qui place la relation client au cœur de son activité. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour comprendre et répondre à leurs besoins.
Notre expertise ne se limite pas au développement technique. Nous accompagnons nos clients dans la réflexion et la mise en place de solutions sur mesure qui s'adaptent parfaitement à leurs processus métiers.
En choisissant SmartBooster, vous bénéficiez d'un partenaire qui s'engage à vos côtés pour concevoir et développer les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Équipe française
Vous pourrez communiquer avec nous en français et sans décalage horaire, c'est l'idéal pour être sûr de se comprendre !
Socle technique moderne
Nous travaillons avec des outils professionnels implémentant les meilleurs standards de qualité et de sécurité.
Personnalisation
Le sur mesure vous offre toutes les possibilités de personnalisation qu'il vous faut pour adapter votre logiciel à votre vocabulaire et à vos usages.
GLOSSAIRE
Les termes expliqués
- Email transactionnel
- Email déclenché automatiquement par une action dans un logiciel : confirmation de commande, réinitialisation de mot de passe, rappel d'échéance. À distinguer des emails marketing envoyés en masse, qui relèvent d'une logique de campagne.
- SPF (Sender Policy Framework)
- Enregistrement DNS qui liste les serveurs autorisés à envoyer des emails au nom de votre domaine. Permet aux serveurs destinataires de vérifier que l'expéditeur est légitime avant d'accepter le message.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail)
- Signature cryptographique ajoutée à chaque email, vérifiable par le serveur destinataire. Garantit que le message n'a pas été altéré en transit et qu'il provient bien du domaine déclaré.
- DMARC
- Politique DNS qui indique aux serveurs destinataires quoi faire des emails qui échouent les vérifications SPF ou DKIM : les accepter, les mettre en quarantaine ou les rejeter. Complète SPF et DKIM en définissant la règle de traitement.
- Spam Score
- Score calculé par les filtres anti-spam pour évaluer la probabilité qu'un email soit indésirable. Il tient compte du contenu, de la réputation du domaine expéditeur, de la configuration DNS et du comportement passé des destinataires.
- SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
- Protocole standard utilisé pour l'envoi d'emails entre serveurs. Un serveur SMTP interne peut être configuré pour les projets avec des contraintes d'hébergement, de volume ou de conformité spécifiques.
- Bounce
- Echec de livraison d'un email. Le hard bounce (adresse invalide ou inexistante) est permanent : l'adresse doit être exclue des envois suivants. Le soft bounce (boîte pleine, serveur temporairement indisponible) peut se résorber.
- CRON
- Planificateur de tâches qui permet d'exécuter des scripts à intervalles définis : toutes les heures, chaque jour à 8h, le premier du mois. Utilisé pour déclencher les envois d'emails planifiés (rappels, relances, bilans périodiques).
FAQ
Les réponses à vos questions
Et si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, nous serons ravis de vous répondre en direct lors d'un rendez-vous entre humains !
Nous travaillons principalement avec Tipimail, solution française du groupe Positive, dont nous avons automatisé l'intégration API pour récupérer les statistiques directement dans le backoffice. Pour les projets avec contraintes spécifiques (volume, hébergement privé, compatibilité SI), nous pouvons utiliser Brevo, Mailgun, Amazon SES ou un serveur SMTP interne.
En configurant les enregistrements DNS SPF, DKIM et DMARC sur votre domaine. Ces trois protocoles authentifient l'origine de vos emails auprès des serveurs de messagerie. La réputation du domaine joue également un rôle : un domaine récent est considéré comme moins fiable par les filtres, et un domaine utilisé par plusieurs systèmes d'envoi (formulaires, notifications, campagnes marketing) peut accumuler une mauvaise réputation liée à d'autres usages. Pour les volumes importants, nous conseillons d'isoler les envois transactionnels sur un sous-domaine dédié.
Oui. Au-delà des variables simples (prénom, numéro de commande), nous développons des blocs dynamiques injectés dans le template : tableau récapitulatif de commande, résumé de dossier, graphique d'évolution généré à la volée. Le contenu de l'email correspond à l'état des données disponibles en base au moment de l'envoi : si une information n'est pas encore saisie dans le logiciel, elle n'apparaîtra pas dans l'email.
Nous concevons le système en fonction du besoin. Si les emails contiennent des règles de gestion complexes (contenu conditionnel, calculs, blocs dynamiques), le template est géré dans le code pour garantir la fiabilité. Si l'équipe doit ajuster des textes régulièrement, nous créons une interface d'administration dédiée : modification du texte, des variables et de la mise en forme, sans intervention technique.
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