Digitaliser la production de vos rapports statistiques

Pourquoi digitaliser la production de vos statistiques BI ?

Vous avez besoin de données à jour pour prendre des décisions éclairées dans votre activité !

Seulement aujourd'hui, vos données sont organisées et gérées dans plusieurs systèmes différents et il est complexe de les regrouper, les trier et d'analyser ses informations dans un délai raisonnable pour avoir des informations à jour sur votre activité ?

De nos jours, il existe encore beaucoup d'entreprises qui compilent leurs données avec Excel en pensant être efficaces.

Seulement, si vous prenez en compte :

• les erreurs de saisie qui pourront se révéler dramatiques pour vos décisions (comme une faute de frappe dans un chiffre d'affaire)
• le temps passé par chaque personne pour réaliser son rapport Excel chaque mois ou chaque semaine
• le temps nécessaire à la compilation de ces données pour avoir une vision par service, département, région, marque...

Vous vous rendrez compte que la compilation de données à la main coûte des milliers voire de millions d'euros à votre entreprise.

Excel à ces limites et vos fichiers deviendront rapidement trop lourds pour être ouvert ensemble sur votre poste.

Imaginez la quantité de temps que vous pourriez allouer à des tâches à plus haute valeur ajoutée et facturable si vous automatisez la production de ces statistiques de Business intelligence ?

Comment produire vos statistiques de Business intelligence ?

Définir ces objectifs

Comme dans tout projet, la première étape sera de définir vos objectifs d'amélioration.

En effet, vos objectifs permettront de définir les meilleurs indicateurs à suivre afin de les réaliser.

Nous vous conseillons de travailler de manière itérative en définissant dans un premier temps 2 ou 3 objectifs. Lorsque vos outils seront en place et que votre connaissance dans le domaine de la Business intelligence aura évolué, vous pourrez modifier ces objectifs et/ou en ajouter d'autres.

Définir vos KPI (Key Performance Indicateur)

Vos KPI sont vos indicateurs clés de performance. En d'autre termes, il s'agit d'un chiffre représentatif de votre niveau de performance.

Les KPI sont généralement regroupés par domaines dans votre entreprise et nous vous conseillons de travailler sur plusieurs domaines de manière simple plutôt que de concentrer l'ensemble de vos indicateurs sur un seul.

Vous retrouverez des KPI pour :

• la comptabilité et les finances
• le commerce et le marketing
• les ressources humaines
• l'usage de vos produits

Indicateurs de performance financiers

La gestion de votre comptabilité et de votre trésorerie est un élément vital de votre entreprise. C'est pour cela que la majorité des tableaux de bord BI intègre dès le départ des indicateurs financiers.

Dans ce domaine, vous retrouverez généralement :

• le chiffre d'affaires
• la marge brute qui vous permet de mesurer votre rentabilité
• votre trésorerie

Indicateurs commerce et marketing

Afin de réaliser du chiffre d'affaires, il est nécessaire de convaincre des clients. Ainsi, les KPI de commerce et de marketing sont généralement mis en place pour améliorer les indicateurs financiers.

Dans cette catégorie, vous retrouverez tous les indicateurs permettant de capter, de convaincre et de conserver vos clients.

• coût d'acquisition : car il est important que le client rapporte plus que ce qu'il a fallu dépenser pour l'acquérir
• taux de transformation : pourcentage de clients obtenus par rapport aux contacts prospects
• délais de transformation : le temps nécessaire pour convertir un prospect en client
• KPI campagnes de mailings : taux d'ouverture, taux de clics, taux de désabonnement
• KPI sites web : Nombre de visiteurs, de pages vues, durée de session

Indicateurs d'usage

Une fois que vos prospects sont convertis en client, il est nécessaire qu'ils utilisent vos produits afin de les conserver. C'est ce que l'on appelle la rétention client.

A l'heure actuelle, vos produits sont largement connectés ce qui vous permet de récolter des données d'usages qu'il vous faut exploiter. Ces données seront relativement proches des données marketing pour l'usage de site internet auxquelles nous pourrons ajouter des données métiers générées par votre outil.

Dans le cas de logiciel SaaS, votre premier indicateur clé sera le volume de données générées dans votre activité. Par exemple, pour une application permettant de réaliser des questionnaires en ligne, nous pourrons suivre : le nombre de questionnaires créés ainsi que le nombre de réponses enregistrées.

Vous retrouverez également dans cette liste :

• le nombre de visites
• le temps passé sur l'outil
• le nombre d'actions effectuées
• le nombre de demandes d'assistance

Indicateurs RH internes

Derrière chaque service, il y a des hommes et des femmes qui représentent toute la richesse de votre entreprise.

L'engagement de vos collaborateurs est un levier fondamental de la productivité de votre entreprise. Cette catégorie se divise en deux sujets : le recrutement et la gestion des collaborateurs en place.

Parmi les indicateurs des ressources humaines à suivre vous retrouverez :

• le nombre de candidatures reçues
• le nombre de candidats retenus
• le nombre d'embauches
• le nombre de départ
• le Turn-over
• le taux de satisfaction des collaborateurs
• le taux d'absentéisme

Organiser ces données pour la Business intelligence

Maintenant que vous avez défini vos objectifs et les indicateurs que vous souhaitez suivre, il vous faudra cartographier les données disponibles pour chaque indicateur.

Ces sources de données communément appelée Data sources devront être travaillées afin de :

• se connecter à la source
• comprendre le format des données brutes
• nettoyer les informations non nécessaires
• formater les données retenues dans un format adapté
• compiler les données suivant les indicateurs recherchés

Ce travail vous permettra de vous concentrer exclusivement sur les données utiles ce qui vous fera économiser du temps, de l'espace de stockage et de la bande passante.

Si votre système comporte de la duplication de données, par exemple vos clients qui sont présents dans vos outils de gestion de projet et comptable, nous vous conseillons de définir des data source maîtres. Cela veut dire : définir en cas de doublons quelle est la source qui doit être prise en compte.

Automatiser la compilation des indicateurs

Comme vous l'aurez compris, le challenge de ce type de projet est le délai de production de vos indicateurs de business intelligence.

En effet, vous ne souhaitez plus attendre plusieurs semaines pour avoir vos chiffres disponibles et vous avez besoin de tableaux de bord réactifs pour pouvoir travailler vos indicateurs !

Suivant votre contexte, vos données seront compilées suivant votre échelle de date et de périmètre.

• Avez-vous besoin de vos indicateurs sur une base journalière, hebdomadaire, mensuelle... ?
• Avez-vous besoin de vos données agrégées par point de vente, service, région ?

Les réponses à ces questions détermineront les algorithmes de compilation à mettre en place pour répondre à votre besoin.

Comment mettre en forme vos indicateurs de Business intelligence ?

La visualisation de vos indicateurs est un élément déterminant de votre projet. C'est que l'on appelle la data visualisation ou dataviz.

Nous vous proposons de mettre en place vos tableaux de bord BI simplement à l'aide de nos outils pour vous donner un accès rapide à l'information.

Suivant votre contexte, vos indicateurs pourront être mis en forme avec différentes stratégies :

• l'indicateur global : un chiffre et une explication
• une répartition : chiffre d'affaires réparti par produits
• une historique : chiffre d'affaires mensuel
• une répartition géographique : nombre de ventes par département
• une combinaison de plusieurs indicateurs sur un même graphique

Généralement, nous partons d'un tableau de bord unique en début de projet afin d'avoir une première mise en place rapide qui permettra à vos collaborateurs de prendre en main l'outil.

Progressivement, nous ajoutons de la donnée et structurons des écrans de visualisation par domaine.

• indicateur par produit, service, point de vente
• écran de comparatif par date
• corrélation des données
• ...

Nous construisons vos tableaux de bord avec vous dans une démarche agile afin de fournir l'outil le plus pertinent pour votre activité.

Comment améliorer la récupération de vos données ?

La mise en place d'un projet de Business intelligence peut être complexe notamment quand elle nécessite la connexion à plusieurs systèmes.

Ces projets de connexion inter-systèmes peuvent faire intervenir plusieurs équipes ayant des méthodes de travail différentes et cela peut vite devenir un gouffre financier pour votre entreprise qui impliquera un délai de mise en place assez long.

La mise en place de votre tableau de bord ne doit pas prendre des mois pour être opérationnel !

Pour contourner cette problématique, nous vous proposons deux alternatives qui vous permettront de concrétiser votre projet plus vite afin de pouvoir le tester rapidement dans votre entreprise.

Une fois que vous aurez validé le ROI du projet, nous pourrons nous lancer ensemble dans des efforts plus conséquents de connexion à vos systèmes avec un objectif concret et l'aval de votre direction.

Méthode 1 : import / export de données

Vos outils vous offrent des fonctionnalités d'export de fichiers ?

Nous vous développons un écran spécial d'import afin que vous puissiez déposer simplement vos fichiers sur une base régulière pour mettre à jour vos indicateurs.

Une fois cette mécanique en place, il vous suffit de renouveler l'opération une fois par mois ou par semaine si vous souhaitez des données plus fraîches.

Si vous souhaitez déléguer cette tâche, nos systèmes de gestion des droits d'accès nous permettent de définir précisément quels utilisateurs peuvent accéder à l'import et leur périmètre d'action.

Méthode 2 : questionnaires automatisées

Nous avons une expérience de plusieurs années dans le domaine des analyses quantitatives.

Nous pouvons mettre en place un système automatisé de récolte de donnée via des questionnaires en ligne envoyés aux bons interlocuteurs aux bons moments.

Sur le même principe que les CRA (compte rendus d'activité), le système demande directement à vos collaborateurs de saisir leurs données dans un formulaire ultra simple et sécurisé pensé pour eux.

• récupération des données de production
• récupération des données d'un service client
• récupération d'indicateurs de vente, marketing
• ...

Des questionnaires sur mesure 100% adaptés à votre métier.

Business intelligence : éviter les pièges courants ?

Piège n°1 : partir de la donnée pour définir des objectifs

Certains commence leur projet de BI en étudiant les données dont ils disposent afin de définir leurs indicateurs et leurs objectifs.

En pensant réduire leurs coûts de mise en place, ils prennent le problème à l'envers et introduisent des biais limitants qui leur font perdre énormément de possibilités.

En effet, puisqu'ils se concentrent sur un périmètre réduit de données, ils passent à côté de toutes les données qu'ils pourraient simplement ajouter et qui leur apporteraient des informations pertinentes.

De plus, ils travaillent sur des objectifs qui ne seront pas forcément stratégiques pour leur entreprise avec un faible ROI.

A terme, le projet ne sera ni motivant, ni rentable pour votre activité.

Piège n°2 : conserver toutes vos données sans faire de tri

Par peur de manquer, certains souhaitent conserver et travailler l'intégralité des données disponibles car elles pourraient être utiles plus tard !

Cette erreur à pour effet de surcomplexifier le projet. En effet, plus de données veut dire plus de développements, plus d'analyses, plus de réunions, plus de ressources matérielles.

On se retrouve rapidement à faire des optimisations techniques qui prennent plusieurs semaines avant même d'avoir présenté les premiers indicateurs aux utilisateurs.

Les investissements deviennent rapidement conséquents pour un résultat faible.

Ce type de projet est vite catalogué comme gouffre financier non rentable et est abandonné.

Piège n°3 : oubliez d'embarquer vos collaborateurs dans ce projet

Si vous ne réalisez votre projet de BI que pour les hautes sphères de votre direction, vous passez à côté de la majeure partie de la plus value de votre projet.

En effet, si vous souhaitez améliorer un indicateur de manière optimale, pérenne et durable, il est important de donner à chaque acteur de la chaîne les informations nécessaires à la bonne réalisation de son travail.

Cela leur permettra au quotidien d'agir dans la bonne direction et de mesurer les effets de leurs actions.

Sans cela, votre organisation avance à l'aveugle en exécutant des demandes venant du haut de la hiérarchie sans réellement les comprendre.

Piège n°4 : vouloir faire complexe dès le départ

Un projet de BI réussi est un projet qui est utilisé au quotidien par un maximum de personnes et qui sert à améliorer les décisions prises à chaque échelon de l'entreprise.

Un indicateur simple mis en place de manière automatisée et disponible permet déjà d'être utilisé et progressivement amélioré.

De plus, il sera plus facile pour vos collaborateurs de prendre en main un outil simple sur lequel ils pourront faire des retours qui seront pris en compte plutôt qu'une usine à gaz avec un manuel de 500 pages avec aucune possibilité d'évolutions à court terme puisqu'il a déjà couté plusieurs millions d'euros pour être développé !

Piège n°5 : se concentrer sur vos indicateurs et oublier vos objectifs

Vos indicateurs ne sont qu'un moyen d'atteindre vos objectifs !

De manière régulière, vous devez vous demander si vos indicateurs sont toujours pertinents. Si ce n'est pas le cas, vous devez les améliorer ou les abandonnés pour en créer d'autres plus adaptés !

Vos indicateurs sont le reflet de la stratégie que vous avez mis en place servir vos objectifs.

En fonction du contexte, de la concurrence ou bien même de la législation votre stratégie d'entreprise doit s'adapter à ces changements et ainsi vous devez faire évoluer vos indicateurs de performance.

Conclusion

Un projet de digitalisation de votre production de statistique afin d'apporter de la Business Intelligence à votre entreprise peut commencer sur des bases simples !

Ce type de projet est un réel levier de productivité pour votre entreprise et doit être mis en place judicieusement afin de gagner l'engagement de vos collaborateurs.

Dans ce guide, nous vous avons proposé une méthode simple et plusieurs conseils pour mettre en place votre projet de BI simplement avec un investissement de départ modéré.

Ce type de mise en place peut être également utile à tous vos projets d'optimisation de votre entreprise.

Nous espérons que ces éléments vous seront utiles et si vous souhaitez nous faire confiance pour vous accompagner dans cette aventure, nous serons ravis de définir avec vous un plan d'action adapté à vos besoins.