Automatiser les tâches récurrentes

Qu'est-ce qu'une tâche chronophage ?

Une tâche chronophage est une tâche que vous devez réaliser régulièrement et qui vous prend beaucoup de temps pour un résultat pas toujours à la hauteur.

La majorité de ces tâches n'ont que peu de valeur ajoutée et leur impact est souvent minimisé.

En entreprise, les activités chronophages de vos collaborateurs vous font perdre bien plus que le simple de temps d'exécution de la tâche.

Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi et surtout comment réduire les tâches récurrentes et inefficaces dans votre activité.

Pourquoi automatiser vos tâches chronophages ?

Chaque jour, un nombre incalculable d'heures sont gaspillées car vos collaborateurs doivent traiter des tâches chronophages sans valeur ajoutée.

La perte pour votre entreprise va bien au-delà du temps perdu sur la tâche en question car il faut compter également les impacts :

• le traitement manuel entraine des erreurs et des oublis
• après avoir traité des tâches sans intérêt votre collaborateur n'est plus au top de sa productivité pour réaliser d'autres tâches plus importantes
• sans réelle motivation, vos collaborateurs sont de moins en moins efficaces
• lorsque vos collaborateurs présentent leur quotidien à l'extérieur, cela donne une mauvaise image de votre entreprise ce qui pourrait rebuter d'éventuels candidats ou prospects de vous contacter

Mi bout à bout, les impacts de ses tâches rébarbatives se chiffrent en dizaines de milliers d'euros chaque année.

Ne serait-il pas plus judicieux d'investir quelques milliers d'euros pour régler ces problèmes de manière durable et booster l'engagement de vos collaborateurs ?

Comment améliorer la productivité de vos collaborateurs ?

Si vous prenez le temps de bien observer le quotidien de vos collaborateurs, il existe une multitude de possibilités.

Mais avant de commencer, il est important de savoir que le tout automatisé n'est pas un but en soi. En effet, il faut automatiser les tâches qui sont effectuées régulièrement à l'identique.

Ne cherchez pas à rendre automatique une tâche que vous faites une fois par trimestre sur des données différentes et qui vous prend 15 minutes. Vous allez gaspiller beaucoup d'argent inutilement !

Cartographier les tâches automatisables

Dans un premier temps, faites la cartographie des tâches chronophages de vos employés et estimez le temps perdu ainsi que le nombre de personnes concernées.

Vous pouvez réaliser cela à l'aide d'un tableau présentant les colonnes suivantes :

• description de la tâche : détailler la réalisation de la tâche
• criticité de la tâche : préciser quel est l'impact si elle n'est pas correctement réalisée
• durée de la tâche
• nombre d'occurences mensuelles
• nombre de personnes réalisant cette tâche

Pour noter la criticité simplement, nous vous proposons l'échelle suivante :

• 0 : ne sert à rien
• 1 : impact quasi nul en cas d'erreur
• 2 : impact moyen en cas d'erreur
• 3 : critique pour l'entreprise

Prioriser les tâches chronophages automatisables

1/ Supprimez l'inutile

Le travail d'automatisation vous coutera forcément de l'argent, il est donc judicieux d'identifier les tâches inutiles afin de les faire simplement disparaitre.

C'est le but de la criticité 0.

Listez ces tâches et rédigez dès maintenant une note aux collaborateurs concernés leur expliquant les raisons de votre décision et leur demandant de ne plus traiter ces demandes à partir d'aujourd'hui.

⇒ Vous venez de réaliser vos premières économies !

2 / Traiter le critique

Nous vous conseillons ensuite de traiter les tâches où les erreurs peuvent être critiques pour votre activité.

Dans ce type de tâche nous pouvons retrouver :

• la génération de devis ou de facture
• la compilation de données ayant un impact pour votre production : calcul de stock, données d'achat...
• l'envoi d'email transactionnel engageant l'image de votre entreprise
• ...

Une fois ces tâches digitalisées, les collaborateurs concernés auront une pression en moins ce qui leur permettra de se projeter plus sereinement dans la suite du programme.

3 / Ensuite maximiser l'impact

Afin de maximiser votre retour sur investissement, nous prioriserons les tâches restantes en fonction de leur impact sur votre entreprise.

L'impact sera défini en fonction du temps global alloué à la tâche :

nombre d'occurrences mensuelles x durée de traitement x nombre de personnes concernées

ainsi que de l'impact business éventuel.

4 / Améliorer les tâches automatisées

Maintenant que vous avez dégagé de la capacité à faire, vous pouvez à présent réfléchir aux moyens d'améliorer les tâches existantes dans le but de gagner toujours en efficacité.

Suivez vos statistiques, écoutez vos clients ainsi que vos collaborateurs et mettez en place un système d'amélioration continue afin de continuer sur cette belle lancée.

Quelques exemples de tâches automatisables facilement

Conversion de fichiers dans un autre format

Vous recevez des données de plusieurs sources et vous devez passer des heures à reformater ces fichiers dans un autre format ?

Ce cas de figure correspond souvent aux données transmises par des prestataires ou différents services que vous devez ensuite consolider pour générer vos propres statistiques.

Parfois, il s'agit simplement d'un export de l'un de vos systèmes que vous devez retravailler avant de pouvoir l'importer dans un nouveau.

Chez SmartBooster, nous pouvons vous proposer d'automatiser ces traitements afin de vous faire gagner un temps précieux.

De plus, nous intégrons dans nos réalisations des tests automatisés vous assurant un résultat de traitement parfait.

Génération de documents

Vous devez générer des documents en vous basant sur une trame commune ?

• devis ou factures
• fiche de présence
• rapport d'intervention
• compte rendu d'activité
• ...

Nous pouvons générer tous ces documents pour vous de manière automatique.

En bonus, la possibilité d'envoyer directement par email ces documents aux bons destinataires ou lui créer un espace de visualisation des données ce qui pourrait vous permettre de suivre la bonne réception de ces éléments.

Nous vous proposons la génération de documents au format PDF afin qu'ils soient parfaitement imprimables.

Envoi d'email, de SMS de relance ou de confirmation

De nos jours, l'email est roi !

Vous passez du temps envoyer des emails standards pour notifier vos interlocuteurs des actions en cours ?

• mail de confirmation de rendez-vous
• mail de rappel de rendez-vous
• mail de confirmation de réception d'éléments
• mail de notification de changement de status d'un dossier
• mail de demande d'informations supplémentaires

Nous pouvons automatiser tous ces traitements afin de vous faire gagner en efficacité.

De plus, nous vous assurons que plus aucun mail ne sera oublié !

Validation de dossiers

Vous avez des traitements de dossiers nécessitant le passage par plusieurs états ou statuts en fonction de règles métiers précises.

Que ce soit pour le traitement d'une demande client, d'un dossier de réservation, un projet, le développement d'un produit, le recrutement d'un collaborateur... les workflows de traitement sont omniprésents.

Nous développons vos workflows de validation sur mesure et vous générons un graphique des états et transitions disponibles pour votre documentation.

Ce système peut être couplé à une gestion des accès et droits de modification afin de gérer toutes vos contraintes.

Compilation de statistiques

Vous générez vos rapports hebdomadaires, mensuels, trimestriels ou annuels à la main ?

Nous pouvons nous connecter à vos systèmes et vous automatiser toutes la production de statistiques.

Nous générons vos chiffres et vos graphiques avec la segmentation nécessaire à votre entreprise :

• par service
• par produit
• par point de vente
• par département, région, pays

Nous avons déjà représenté l'organisation de plusieurs entreprises du CAC40 grâce à notre module de gestion d'arborescence.

Nous pouvons vous créer un backoffice web sur mesure pour travailler ces statistiques ou vous envoyer les résultats des calculs directement dans la boîte mail de vos collaborateurs.

Répondre à des demandes d'informations simples

Vous êtes assailli de demandes clients pour avoir des informations ?

Nous pouvons vous proposer la mise en place d'un funnel automatisé pour concentrer votre temps de service clients sur des questions techniques.

Sur le même principe que le ecommerce, nous réalisons un funnel de questions dynamiques correspondant à votre métier dans le but de délivrer les premières réponses directement sans vous solliciter.

• horaires d'ouverture
• état de traitement d'une demande
• estimation tarifaire
• procédure à suivre
• personne à contacter
• ...

Bonus : aller plus loin avec des outils d'aide à la décision

Vous pensez avoir fait le tour de tout ce que vous pouvez mettre en place pour améliorer votre productivité ?

Avez-vous pensez à améliorer la vitesse de décision de vos employés ?

En effet, certaines tâches de plus haut niveau nécessitent notre intervention mais nous pouvons améliorer les outils de vos collaborateurs pour qu'ils puissent les réaliser dans de meilleures conditions.

Exemples d'outils de facilitation de la décision

Amélioration de vos logiciels pour fournir des indicateurs et seuil d'alerte

Améliorer vos logiciels pour inclure dans vos fiches clients ou outil de traitement des indicateurs clés et des alertes.

Par exemple, pour un client :

• son chiffre d'affaires
• la marge générée
• le nombre d'assistances qu'il a nécessité
• le CA potentiel

Ces indicateurs permettront à votre équipe d'évaluer le temps et les efforts à investir dans leurs réponses ainsi que leur marge de manoeuvre en cas de demandes spécifiques.

Création de simulateur de prise de décision

Cas classique de l'outil d'aide à la décision, le simulateur.

Ce type d'outil va simuler des situations par rapport à des données d'entrée afin de vous présenter vos meilleures options.

Généralement, un simulateur présente un résultat financier.

Mise en place d'outils d'alertes

Il est souvent judicieux d'être proactif plutôt que réactif.

Mettre en place des alertes fournissant des informations pertinentes à vos collaborateurs en amont de leurs actions est également un système efficace pour les aider à être plus performants au quotidien.

Conclusion

Dans ce dossier, nous vous avons présenté plusieurs leviers d'automatisation des tâches chronophages dans votre entreprise.

Nous espérons que cela vous aura permis de prendre conscience de l'incroyable levier de productivité que vous avez à portée de main et de mieux visualiser les premières actions que vous pouvez mettre en place simplement pour poursuivre la transformation digitale de votre entreprise.

Nous restons à votre écoute si vous souhaitez échanger sur votre besoin et d'ici là nous vous souhaitons le meilleur dans vos projets.