Pourquoi digitaliser vos formations ?
La formation des collaborateurs est un levier de productivité et de qualité à ne pas sous-estimer dans votre entreprise.
En effet, comment faire pour vous assurer que vos équipes maitrisent les derniers outils ? connaissent vos argumentaires de ventes ? soit à jour sur les dernières évolutions dans leurs domaines de compétence ?
Si les pratiques de vos collaborateurs n'évoluent pas avec le temps, votre entreprise va stagner. Vos coûts de production vont augmenter pour une qualité pas toujours au rendez-vous.
Vos collaborateurs les plus talentueux ne se reconnaitront plus dans ce système et vont vous quitter pour évoluer dans d'autres structures.
Progressivement, vous allez vous faire battre par la concurrence sans pouvoir réagir.
Grâce aux évolutions technologiques, la formation présentielle laisse progressivement la place à la formation digitale qui offre de multiples avantages.
Quels sont les avantages de la digitalisation sur mesure ?
Les nouvelles technologies nous permettent d'améliorer la formation en entreprise de multiples manières.
Une formation toujours disponible
Fini les formations en présentielles qu'il vous fallait attendre pendant plusieurs mois et dont les supports Powerpoint étaient obsolètes au bout de quelques mois.
A présent, vous accédez aux formations en ligne depuis n'importe quels appareils. Cela vous permet de suivre cette formation au moment où elle a le plus d'impact pour vous.
Vous pouvez aller plus rapidement sur les parties que vous maitrisez déjà et passer plus de temps sur les points plus complexes.
Vous pouvez repasser les vidéos 50 fois si c'est ce qu'il vous faut pour acquérir un point précis sans craindre d'agacer votre formateur.
De plus, si vous avez besoin de revoir un point après quelques mois sans pratique, il vous suffit de vous reconnecter à votre espace pour profiter du contenu.
Un contenu à jour
La digitalisation de vos formations vous permet de mettre à jour votre contenu et de le rendre automatiquement disponible en ligne.
Ainsi, lorsque vos collaborateurs visualisent une formation, il n'y a plus de décalage que ce soit au niveau des chiffres communiqués, de la législation ou bien même des copies d'écrans de logiciels qui seraient devenus obsolète.
Une activité mesurable
Avec une plateforme de formation en ligne, vous pouvez avoir accès aux statistiques d'utilisation de l'outil.
Ainsi vous savez qui a pu suivre ou non chaque formation, ce qui vous permet d'agir plus rapidement pour allouer le temps nécessaire à la montée en compétence de vos équipes.
La possibilité de lier les outils
Le numérique vous permet de lier simplement les outils afin de rendre les formations directement disponibles aux endroits où vos équipes en ont besoin.
Intégrer vos méthodes de vente directement dans votre CRM ou les tutoriels d'utilisation d'un logiciel Saas directement dans le logiciel lui-même.
Un contenu de qualité est une chose mais un contenu de qualité directement disponible à l'endroit et au moment où vous en avez besoin maximisera son impact.
Comment digitaliser vos formations ?
La formation va de la diffusion de l'information jusqu'à la validation des acquis.
Vous pouvez digitaliser progressivement vos formations en commençant par les points qui auront le plus d'impact.
Constituer une base de contenu
Le point de départ est bien sûr de réaliser le contenu de vos formations.
Si vous avez une expérience du présentiel, vous avez surement à disposition des présentations PowerPoint ou autres supports de formations.
Vous pouvez réaliser des vidéos de présentation de ces supports. La méthode la plus simple est d'enregistrer l'écran et la voix du formateur en train de présenter les slides.
Si vous avez plus de budget, vous pouvez faire appel à une société spécialisée dans la production de vidéo.
Diffuser votre contenu
Une fois votre contenu réalisé, il vous faut le diffuser auprès de vos collaborateurs.
Suivant votre contexte, vous pouvez définir un parcours pour chaque collaborateur en fonction de son niveau et de ses objectifs.
Nous pouvons vous proposer la mise en place d'une solution sur mesure où vous pourrez paramétrer ces accès selon vos besoins.
Valider les acquis
Suivre une formation c'est bien mais acquérir réellement les compétences présentées en est une autre !
La digitalisation de vos formations vous permet de mettre en place des méthodes de validation des acquis simples et efficaces qui vous permettront de motiver vos collaborateurs .
A la fin de chaque session, vous pouvez organiser des questionnaires ou quizs permettant à chaque collaborateur d'auto-évaluer son niveau.
Cela lui permet de réaliser simplement à quel niveau il se situe par rapport à son poste et ses collègues. L'outil peut lui proposer un correctif avec une révision des points non maitrisés afin qu'il puisse s'entrainer.
Vous pouvez mettre en place un système de récompense qui aura pour effet de booster la motivation des participants !
Ainsi, en plus des statistiques d'utilisation vous aurez également accès à la visualisation des compétences réelles de vos équipes. Des informations qui pourront également se révéler utiles pour prévoir les prochains recrutements !
Exemples de digitalisation de la formation ?
Nous avons accompagné l'un de nos clients dans la mise en place d'une application ayant pour objectif de permettre à leurs clients de passer une certification.
Le but de notre projet était de permettre à chaque participant de s'entrainer à son rythme à l'aide de questionnaires de test jusqu'à débloquer l'inscription à une session d'examen pour valider sa certification.
Création des questionnaires de tests
Le contenu de la certification est découpé en 6 domaines représentatifs du métier des candidats. Chaque domaine possède une liste de compétences à maitriser.
L'organisme certifiant nous a founi une base de plus de 600 questions rattachées à ses compétences afin de pouvoir construire des questionnaires aléatoires.
Grâce à cette base, chaque candidat peut s'entraîner aussi longtemps que nécessaire avec un test différent à chaque fois.
Calcul du score et correctif
Une fois le test complété, l'application calcule le score global ainsi que celui de chaque domaine pour faire un retour en direct au participant.
La certification nécessite un taux de réponse correcte de 80% sinon le test est considéré comme échoué !
En plus de ces résultats, l'application propose une visualisation des réponses de la personne avec une mise en avant des réponses erronées.
Pour chaque question, l'application propose une fiche de révision au sujet de la compétence concernée.
Ainsi, l'utilisateur peut réviser autant de fois que nécessaire en se concentrant uniquement sur les sujets qu'il doit travailler.
Digitalisation de la prise de rendez-vous
Le système intègre l'ensemble des dates disponibles sur le territoire français et propose à l'utilisateur les prochaines dates disponibles dans sa région.
La réservation est directement incluse dans l'application afin de faciliter le parcours client et la place définitivement bloquée après paiement de l'inscription.
Un backoffice complet pour piloter le système
Le système est administré par un backoffice central gérant l'accès à plusieurs types de profils : administrateur, formateur, responsables nationaux, régionaux, de secteurs...
La dernière évolution intègre également l'organisme certifiant pour l'ajout des notes et l'automatisation d'une partie de leur travail.
Ce backoffice compile toutes les heures l'ensemble des statistiques d'usages du système pour les rendre accessibles à l'ensemble des acteurs via leur tableau de bord.
Un système d'alerte permet de notifier les bonnes personnes lorsqu'elles ont une tâche à accomplir.
Le système gère un ensemble de tâches en automatique pour maximiser l'utilisation de l'outil :
- onbording des utilisateurs via une série de mail
- relances automatiques
- mails informatifs pour les participants en fonction de leur contexte
- automatisation des inscriptions et des paiements
- génération de documents PDF imprimables : fiche de présence, fiche de consigne
- connexion SSO des clients
Conclusion
La digitalisation de vos formations est un levier de performance important qui vous fera faire des économies et boostera votre compétitivité à long terme.
Dans cet article, nous vous avons présenté une liste de cas d'usage dont vous pourrez vous inspirer dans votre entreprise.
Et si vous avez besoin d'autres informations, nous serons ravis de travailler avec vous pour trouver le meilleur moyen d'atteindre vos objectifs.
D'ici là, nous vous souhaitons le meilleur dans votre projet de transformation digitale.