Digitalisation

Comment améliorer vos fichiers Excel ?

Vous avez des heures à peaufiner et optimiser des fichiers Excel pour gérer votre entreprise ? Votre équipe grandit et ces fichiers deviennent à présent difficiles à maintenir et à faire évoluer ?

Vous atteignez les limites de vos possibilités et souhaitez aller plus loin ?

Pourquoi faire évoluer vos fichiers Excel ?

Excel est une solution simple qui vous permet de mettre en place rapidement vos premiers outils de gestion.

Il vous suffit d'ouvrir un nouveau fichier, créer un tableau avec les données dont vous avez besoin et commencer à le remplir.

Vous pouvez ensuite créer des listes de valeur et améliorer la saisie avec des listes déroulantes, faire des tableaux croisés dynamiques afin d'avoir une synthèse des données contenues dans vos tableaux et même créer des graphiques pour vos statistiques.

Les utilisateurs les plus avancés pourront même utiliser du VBA pour mettre en place des formulaires de saisie.

A première vue, Excel semble être un outil formidable qui vous permettra de gérer l'ensemble des données de votre entreprise mais avec le temps vous allez vous retrouver face à une multitude de limitations qu'il est important de connaître afin de pouvoir les anticiper.

Ce que pensent nos clients

L'application développée par SmartBooster m'a fait gagner un temps précieux. À présent, je n'ai plus besoin de faire des centaines de copier-coller dans un fichier Excel.
L'application me permet de gérer les inscriptions et de générer les listes de présence en quelques clics. Cela évite pas mal d'erreurs !
J'ai également des rappels automatiques pour m'indiquer quelle tâche est à effectuer ce qui permet de ne rien oublier. L'ensemble des intervenants peuvent accéder aux informations de leurs clients et aux inscriptions ce qui évite de nombreux mails et appels.
La gestion de mes inscriptions est devenue beaucoup plus simple et l'outil m'a permis d'améliorer ma productivité. Cela m'a permis de dégager du temps pour d'autres tâches plus importantes.

Les limites d'Excel en entreprise

Lorsque vos équipes s'agrandissent et que le nombre de données à exploiter croit rapidement, Excel n'est plus une solution adaptée.

En effet, cet outil n'a pas été prévu pour permettre le travail collaboratif de manière efficace avec les usages d'internet que nous avons aujourd'hui.

Voici la liste des problématiques communes que nous remontent nos clients lorsqu'ils nous sollicitent.

Complexité

La complexité des fichiers Excel

Avec le temps, vos fichiers contiennent de plus en plus de données, réparties dans de plus en plus d'onglets et vos fichiers Excel deviennent très complexes.

Vous avez de plus en plus de difficultés à les mettre à jour et à les utiliser.

Vous avez tenté de découper vos fichiers Excel par sujet et de les lier entre eux mais les liens réseaux sont complexes à maintenir et ajoutent des problématiques de partages.

Solution

Un logiciel sur mesure vous apportera une interface pensée suivant vos besoins et votre utilisation.

Nous travaillerons avec vous chaque écran afin qu'il soit parfaitement ergonomique et ne charge que la quantité d'informations nécessaires à l'action que vous souhaitez réaliser.

L'utilisation d'une base de données nous permettra de gérer des millions de lignes de manière fluide et sécurisée.

Sécurité

Le contrôle des accès aux données sous Excel

Votre entreprise comporte plusieurs profils de collaborateur et vous souhaiteriez pouvoir gérer plusieurs niveaux d'accès ?

Vous avez essayé le partage de fichiers Excel en lecture seule mais cela ne répond pas vraiment à votre problématique.

Solution

Mettre en place un système d'authentification et d'autorisation qui vous permettra de définir des types de profils en leur assignant des permissions spécifiques.

Nous pouvons également vous développer des règles d'accès aux données complètement spécifiques en fonction de votre métier et de vos besoins.

Partage

Le partage des données avec Excel

Vous souhaitez partager facilement vos fichiers Excel entre plusieurs membres de votre équipe afin que chacun puisse mettre à jour leurs données respectives ?

Vous vous retrouvez avec une multitude de fichiers versionnés, édités avec différents code couleur et vous ne savez plus comment centraliser les choses de manières simples ?

Solution

La mise en place d'un logiciel web, disponible sur internet 24h/24h et 7j/7j vous fera économiser un temps précieux tout en fiabilisant vos données.

Les données seront disponibles en temps réel pour l'ensemble des utilisateurs et chaque saisie sera validée dans un formulaire avant d'être mise à jour.

Cas d'erreur

La gestion des erreurs sous Excel

Vos fichiers Excel doivent gérer un ensemble de règles de gestion pour éviter les erreurs :

validation de format
règle d'unicité
concurrence d'accès à une cellule
...

Solution

La mise en place de formulaire de saisie dans un backoffice, vous offrira la possibilité de validation lors de la modification de chaque donnée avec un message d'erreur adapté.

Grâce à cela, vous vous assurez d'avoir toujours des données valides et à jour.

Historique

Revenir à une version précédente sous Excel

Même s'il existe un mode révision sous Excel, sa mise en pratique en entreprise se révèle souvent complexe.

De plus ce mode gère des révisions d'un point de vue globale alors que ce qu'il vous faut en réalité c'est un historique des modifications données par données (sur une fiche client ou un dossier par exemple).

Solution

Nous pouvons vous proposer la gestion d'un historique des versions, données par données avec heure de modification, auteur de l'action et détail de la modification.

Vous pouvez choisir de l'avoir en automatique ou de créer de nouvelles versions manuellement avec la possibilité d'ajouter un commentaire.

Nous pouvons même coupler ce système à un envoi de notification pour les données sensibles.

Tableau de bord

Les statistiques sous Excel

Vous utilisez Excel pour compiler des statistiques afin d'avoir une vision précise de votre activité ?

La moindre erreur peut vous faire prendre des mauvaises décisions qui vous feront perdre des milliers d'euros ?

Vous passez chaque mois un temps infini à réceptionner des données pour les rentrer à la main dans vos fichiers Excel afin de générer vos résultats ainsi que vos graphiques que vous devez ensuite mettre en forme dans un powerpoint ?

Solution

Nous avons plusieurs possibilités pour automatiser cette remontée d'information afin d'avoir des informations plus justes et mises à jour en temps réel.

Nous avons la possibilité de mettre en place des séries de tests automatisés qui élimineront toutes les erreurs de calculs possibles et vous assurerons des résultats exacts.

Vos statistiques seront mises en forme dans votre interface et nous pourrons même vous envoyer un récapitulatif par email lorsque vos données seront prêtes !

Document

Générer des documents PDF avec Excel ?

Vous devez produire des documents PDF sur la base de données que vous stockez dans un fichier Excel ?

Impression

Vous souhaitez imprimer proprement vos fichiers Excel ?

Gérer des impressions propres avec des données dynamiques peut rapidement se révéler être un vrai case tête.

Gérer les retours à la ligne, les marges d'impression, les entêtes et pieds de page, les sauts de page...

Solution

Nous pouvons gérer pour vous vos fichiers PDF et intégrer vos données dynamiquement.

Nous pouvons nous adapter à votre logo et votre charte graphique.

Générer ces fichiers en instantanée ou en différé s'ils nécessitent un plus grand volume de données.

Un fichier PDF est le meilleur moyen d'avoir une impression parfaite pour vos documents.

Passez à l'action

Faites développer votre propre logiciel !

Vous rêvez d'un logiciel 100% adapté à vos besoins qui vous évitera tous les écueils que nous avons parcourus précédemment ?

Vous maîtrisez parfaitement votre métier et vous savez exactement ce dont vous avez besoin ?

Chez Smartbooster

Nous sommes experts en développement web sur mesure

Nous vous proposons une analyse approfondie de vos besoins afin de trouver la solution la plus adaptée pour répondre à votre problématique.

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