Refonte du simulateur de travaux de rénovation CAPRENOV+.

Contexte

Devant le succès de la version 2 de CAPRENOV+, PIA-Production recevait de plus en plus de demandes d'évolution qui nécessitaient une reprise de l'architecture afin de la rendre plus modulaire et une refonte complète de l'interface qui devenait de plus en plus complexe.

L'objectif de la version 3 était également de pouvoir s'ouvrir à d'autres typologies de client afin de gagner de nouvelles parts de marché.

Devant la difficulté de la tâche, plusieurs tentatives de refonte n'avaient pas abouti.

Défis à relever

Comprendre le fonctionnel complexe du projet en un minimum de temps (métier du bâtiment, calcul thermique, aides à la rénovation).
S'intégrer dans une équipe en place depuis plusieures années et faire évoluer leurs pratiques.
Refondre le système tout en maintenant le système actuel.
Faire monter l'équipe en compétence afin de la rendre autonome à terme.

Connaitre notre point de départ

Cartographie de l'existant

Le projet a commencé par une étape de compréhension du système actuel car il est primordial de bien comprendre le contexte afin de proposer des solutions réellement adaptées. Nous avons travaillé avec tous les membres de l'équipe afin de mettre en avant les forces et les faiblesses du projet.

cible

Le métier et les utilisateurs

Comme pour chaque mission, nous commençons par étudier les utilisateurs ainsi que le contexte dans lequel ils évoluent.

Quel est leur métier, quelles sont leurs problématiques au quotidien, comment répondre à leur besoin...

La rénovation est un domaine vaste regroupant un grand nombre d'acteurs et de domaines spécifiques.

Résultat du travail sur les cibles de CAPRENOV+

version 2

Le fonctionnement actuel du projet

CAPRENOV+ c'est avant tout une application mais qui est propulsée par tout un écosystème.

un moteur de calcul complexe
un backoffice accompagné d'une API
des intéractions avec des systèmes partenaires
de la génération de PDF
du paiement et de la facturation
un support aux utilisateurs

Difficultés

Les principaux obstacles actuels

Dans ce domaine, rien de mieux que de commencer par parcourir les demandes utilisateur avec l'équipe support. Ces retours sont extrêmement précieux et il ne faut surtout pas oublier de parcourir les demandes également résolues !

Lors d'une refonte, l'erreur à ne pas commettre est d'oublier que l'application existante intègre déjà un grand nombre de fonctionnalités stables qu'il faut maintenir.

Le point le plus important avant d'améliorer le système est déjà de réaliser une conception à minima au même niveau que la précédente.

Rôles

L'organisation de l'équipe

Le développement de CAPRENOV+ fait intervenir plusieurs spécialités regroupées en différents pôles chacun ayant leur propre méthode de travail.

Expertise métier du bâtiment et calcul thermique
Graphisme pour la réalisation des maquettes mais également de 3D et d'illustrations
Développement applicatif pour le logiciel
Développement web pour le backoffice et l'API
Vidéo pour la réalisation des tutoriels et interviews d'utilisateurs

Trouver une organisation stable et confortable pour chacun, tout en assurant une bonne communication est un vrai challenge !

Démarrer dans de bonnes conditions

Montée en compétence de l'équipe

Une refonte est un challenge ambitieux nécessitant de travailler avec de bons outils et des méthodes adaptées. Le premier objectif de ce projet était de faire évoluer une équipe qui travaillait en mode 100% TMA vers un mode plus agile et plus précis.

A cette étape, nous avons compris que le challenge ne concernait pas seulement le projet CAPRENOV+ mais l'entreprise PIA-Production dans sa globalité.

Roadmap

Mieux cadrer le point départ

Dans un premier temps, nous avons travaillé sur les outils de gestion de projet pour avoir une vision plus claire du travail en cours. Afin de ne pas trop modifier les habitudes de chacun, nous avons utilisé les fonctionnalités de tickets de Gitlab qui étaient déjà utilisées pour stocker le code.

Nous avons travaillé sur des modèles de demande afin de gagner en précision et en résultat. En effet, une demande clairement définie est la base d'un travail de qualité.

Notre expérience montre que cette étape est l'une des difficultés majeures de nos clients et constitue l'un des leviers les plus importants lors de nos accompagnements.

workflow

Suivre l'avancement et "réellement" finir les demandes

Une fois que les demandes ont été clairement définies, il est nécessaire de suivre leur avancement et leur validation.

Pour cela, nous avons mis en place une approche Kanban grâce aux boards Gitlab et travaillé sur un workflow de traitement des demandes permettant à chaque membre de l'équipe de connaitre simplement l'avancement global du projet.

Workflow de gestion de ticket sous gitlab

Communication

Communiquer efficacement

Afin d'améliorer la communication entre les différentes équipes mais également permettre à chacun de travailler en minimisant les interruptions, nous avons mis en place des daily meeting et des points projet chaque semaine.

Nous avons également développé les usages des outils collaboratifs notamment Teams et la suite Office 365.

Une bonne communication (claire et au bon moment) est un levier de productivité mais également de bien-être des équipes à ne pas sous-estimer.

Technologies / outils

Renforcement technique

Nous avons organisé une semaine "challenge technique" afin de faire évoluer les pratiques de l'équipe technique, ce qui a permis de travailler les points suivants :

maitriser GIT
travailler efficacement en Merge request
profiter de la puissance des pipelines de Gitlab pour mettre en place de l'intégration continue
standardiser l'environnement de production grâce à Docker
améliorer la lisibilité du code grâce aux conventions et aux linters
améliorer la qualité du code grâce aux tests unitaires

Outils transverses

Dernières étapes pour préparer une refonte, organiser et optimiser l'ensemble des tâches mais également des autres projets à réaliser.

Mise en place d'un logiciel de gestion de planning
Restructurer la façon de suivre les temps passés
Travailler sur les méthodes d'avant-vente
Accompagner les chefs de projets et managers dans ces étapes de transition
Ecrit de la documentation...

Cette première étape a été une mission passionnante à part entière qui a transformé de manière durable les pratiques de l'équipe.

POC : Proof Of Concept

S'assurer du concept avant d'investir

Devant l'ampleur de la tâche, il était nécessaire de valider plusieurs hypothèses avant de se lancer dans des investissments massifs

POC d'interface

Cette refonte prévoyant une reprise complète de l'interface et de système de navigation, nous avons réaliser un premier POC afin de pouvoir le présenter pour récolter des avis.

Cette étape a été essentielle car nous avons retravailler plusieurs fois les changements de page ainsi que le système de sauvegarde afin d'avoir la réactivité nécessaire.

Evolutions technologiques

Nous avons profiter de cette refonte pour mettre à jour les technologies utilisées et nous avons commencé par éprouver les éléments vitaux du système.

Authentification
Mise à jour du logiciel
API
Sauvegarde

C'est parti

Lancement de la refonte

La difficulté lorsque l'on refond une application métier fonctionnellement riche et concernant un métier complexe, c'est qu'aucun utilisateur ne pourra l'utiliser sans un volume assez conséquent de fonctionnalités.

Cela implique que les premiers feedbacks arrivent assez tard dans le développement du produit.

Une approche par étape

Le logicel CAPRENOV+ ayant une navigation étape par étape qui reprend les différentes partie du bâtiment, nous avons construit nos cycles de développement en nous basant sur l'architecture de l'application.

Cette approche a été possible grâce à l'excellente maîtrise fonctionnelle des équipes de PIA-Production.

Notamment grâce aux développeurs qui maitrisent les concepts des calculs thermiques et des mécanismes des aides fiscales, au Product Owner qui a fait toute sa carrière dans l'entreprise et aux experts métiers qui ont une réelle expérience du terrain.

Cette expérience nous a permis de compenser le manque de feedback terrain au cours des développements.

Une approche en parrallèle

Dans notre organisation, nous avons réfléchi à la meilleure méthode pour avancer en parrallèle sans pour autant retarder l'avancement de l'application principale. Ainsi, nous avons utilisé la grille suivante :

Faire tout ce qui participe à l'amélioration du travail sur l'application
Retarder tout ce qui n'est pas nécessaire

Par exemple, nous avons réalisé en parallèle le site internet qui présentait la version 3. Nous avons donc utilisé la version en cours du site également pour documenter certains partie comme nos cibles et améliorer la conception en reprenant notamment toute la partie aide et FAQ.

La suite de la refonte...

Une fois la nouvelle application lancée, il a fallu mettre à niveau tout le système et poursuivre notre belle lancée.

Refonte quasi complète du backoffice et de l'API

L'une des tâches de prédilection de Smartbooster Comment rendre le même niveau de service avec un système plus simple ?

Nous avons profité de la montée de version du framework Symfony, pour revoir complètement le backoffice et fournir aux équipes support des écrans adaptés à leur quotidien.

Si vos développeurs doivent faire des updates directement en base de données, c'est qu'il y a des failles dans votre système !

Mise en place d'un support de qualité

Pour chaque éditeur, l'organisation de la prise en charge du support est un élément essentiel pour les clients mais également pour la gestion du quotidien de l'équipe.

CAPRENOV+ étant un logiciel technique à destination de professionnels, la principale difficulté du support vient du fait qu'il existe très peu de support de niveau 0. Les utilisateurs contactent l'équipe pour des explications sur des calculs complexes et la réponse ne peut pas être déléguée simplement à des équipes support junior.

Une nouvelle fois, nous nous sommes appuyés sur Gitlab pour gérer le routing des demandes ainsi que leur suivi et nous avons fait évoluer l'application afin d'avoir des demandes un maximum qualifiées pour minimiser la recherche d'informations.

Les demandes sont directement enrichies avec les données provenant de l'application et du backoffice.

Nous avons ensuite facilité les réponses en automatisant une partie de la création des messages pour que l'équipe puisse se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

résultat