Une réunion peut être un moment d’échange extraordinairement productif ou dilapider des centaines de milliers d’euros. La différence se tient dans la préparation, le déroulement et le suivi de ce qui a été décidé.
L’objectif d’une réunion est d’atteindre l’objectif pour lequel elle a été prévue. La plupart des réunions ratées sont des réunions dont l’objectif n’a pas été clairement mis en avant et où les participants ne se sont pas activement impliqués.
Chaque type de réunion a son objectif, son timing et sa méthode. Nous demandons une préparation adaptée dès qu’une réunion dépasse une personne, et le reste de cette page décrit ce que chacune doit produire.
Une réunion commence à l’heure, et être à l’heure suppose d’arriver légèrement en avance. En présentiel, ces quelques minutes servent à s’installer. En visio, elles servent exactement à la même chose : on vérifie son micro et sa caméra avant le début, plutôt que de faire attendre tout le monde pendant le réglage.
Se connecter en avance a un second effet, moins attendu : c’est souvent le seul moment de partage informel d’une journée à distance. Ces quelques minutes avant le début ne sont pas du temps perdu.
Les types de réunion
Le daily
C’est notre point d’équipe quotidien. Il permet à chacun de connaître les objectifs du jour des autres et les obstacles qu’ils rencontrent. Chaque personne répond brièvement à trois questions :
- ce que j’ai fait hier
- ce que je vais faire aujourd’hui, et avec qui je dois me synchroniser
- les problèmes que je rencontre en ce moment
Il sert à distinguer ce qui est fait de ce qui reste à faire, à donner à chacun une vision d’ensemble de l’activité des autres, et à se réorganiser en cas d’imprévu.
Trois règles le tiennent : quinze minutes au maximum, des sujets d’intérêt universel pour l’équipe, et une préparation faite à l’avance, chacun ayant déjà réfléchi à ce qu’il va dire et aux questions qu’il veut poser.
-> La préparation se matérialise avec un suivi de production à jour.
Les informations remontées au daily engagent : toute l’équipe s’en sert pour adapter son propre travail. Une date de livraison annoncée est une date sur laquelle quelqu’un d’autre a calé son planning. Soyez précis, et tenez ce que vous annoncez.
Un sujet qui demande plus de temps et qui ne concerne pas tout le groupe se signale au daily, pour convenir du meilleur moment pour le traiter. Il ne se traite pas pendant.
L’atelier de travail
Son objectif est de travailler en commun de manière plus approfondie sur un sujet : conception technique ou fonctionnelle, rédaction de documentation, peer programming, test d’un outil, résolution d’un problème. Une rétrospective est un atelier de travail.
Il sert à être plus efficace en évitant les allers-retours, à trouver de meilleures solutions à plusieurs, et à faire du partage de connaissance pour élever le niveau collectif.
Pour rester efficace, il se limite à deux ou trois participants, ou bien il s’appuie sur un déroulement précis qui donne à chacun sa place. Chaque participant doit réellement participer : les spectateurs sont contre-productifs dans un atelier.
-> L’atelier se finalise par un livrable.
La présentation
C’est une communication à sens unique dont le but est de transmettre une information. Elle peut être portée par une ou plusieurs personnes, elle demande un minimum de préparation, et elle suppose un public en écoute active.
L’objectif d’une présentation est que l’information soit intégrée par le public. Si le public décroche ou n’est pas en état de recevoir l’information, la présentation est inutile : ce n’est pas un problème d’attention, c’est un problème de format ou de moment.
La pause café
Son objectif est d’avoir un moment d’échange, et c’est le seul. C’est l’occasion de parler d’autre chose que du travail en cours, et avec les personnes que l’on croise peu au quotidien.
Elle n’a pas d’ordre du jour et n’a pas à en avoir. Une pause café qui dérive sur un sujet de production cesse d’être une pause café et devient un atelier mal préparé.
Les moments d’échange conviviaux sont nécessaires à une bonne communication humaine et au maintien de bonnes relations. Il faut cependant bien les identifier, pour qu’ils ne se mélangent pas au travail de manière déstructurante.
Le point projet
Cette réunion associe le client et permet de maintenir le rythme ainsi qu’un bon partage de l’information sur le projet. Selon la taille et l’activité, il est hebdomadaire, bimensuel ou mensuel.
Son but est de faire un état des lieux précis de l’avancement et de décider des éléments structurants du prochain cycle. Il réunit l’équipe de production, le client et les membres de son équipe qui interviennent sur le projet.
Prérequis, à remplir avant le point et non pendant :
- le board projet est parfaitement à jour
- les développements testables sont livrés en recette
- l’équipe a préparé sa démonstration pour faciliter la validation du client
- les tickets du prochain cycle sont préparés, avec leurs questions, les étapes prévues pour organiser le planning et, si besoin, des exemples
Les informations nécessitant une lecture avant le point projet doivent être envoyées avec assez d’avance pour laisser du temps à la personne de les lire.
Déroulement :
- le point sur les tickets finalisés, pour partager l’information et les clôturer
- la démonstration des éléments à valider, avec reconfirmation du processus et de la date de validation
- le point sur les tâches en cours
- la validation des tâches à faire
Finalisation : un récapitulatif des éléments à traiter d’ici le prochain point, puis un compte rendu envoyé par email pour l’ancrer dans les esprits.
Le point projet est aussi le moment où des retours arrivent sur des tickets déjà livrés. Ils se tracent dans une checklist datée dédiée, décrite dans valider un ticket, et la clôture des tickets finalisés suit le cycle de vie d’un ticket.