Réalisation
Remplacer Excel par un logiciel sur mesure pour accélérer la croissance
Comment nous avons accompagné Profinégo dans la transformation de ses fichiers Excel en logiciel de gestion de contrats automatisé, livré rapidement pour soutenir une activité en forte croissance d'une TPE.
Contexte
Profinégo est une société créée en 2020 à Metz par Jonathan Falzone, expert en renégociation de contrats.
Comme dans la plupart des lancements d'entreprise, Jonathan a construit ses outils grâce à des fichiers Excel, ce qui lui a permis de structurer ses process et suivre ses premiers clients.
Après 2 belles années de développement, l'usage de ces fichiers devenait limitant pour poursuivre la croissance :
- Suivre un nombre de plus en plus important de contrats et de clients.
- Gérer un nombre croissant de fournisseurs et d'offres.
- Intégrer de nouveaux membres à l'équipe sans friction.
- Livrer une première version rapidement pour soutenir le développement de l'activité.
- Faciliter la reprise de données des fichiers Excel existants.
- Intégrer un maximum d'automatisation pour que l'équipe de Profinégo puisse se concentrer sur son cœur de métier : le sourcing de fournisseurs et la négociation des contrats.
Centralisation des données
Un backoffice complet sur mesure
Nous avons commencé le projet par le référencement et l'organisation de toutes les données nécessaires au métier de Profinégo.
- Sécurité
- Un logiciel sécurisé avec accès à distance par login / mot de passe et la possibilité d'ajouter des utilisateurs avec différents droits d'accès.
- Une base de données centrale
- L'avantage le plus visible de ce nouveau logiciel : une unique base de données accessible par l'ensemble des utilisateurs et toujours à jour.
- Migration des fichiers Excel
- Nous avons mis en place des fonctionnalités d'import pour transférer les données contenues dans les fichiers Excel directement dans le logiciel.
Faciliter l'usage du logiciel
Des écrans adaptés à chaque usage
Nous avons ensuite optimisé chaque écran en fonction du contexte d'utilisation.
- Recherche
- Chaque tableau possède des possibilités de recherche et de tris sur chaque colonne pour faciliter l'accès aux données. Nos outils permettent également des règles de filtrage avancées en croisant plusieurs types de données.
- Formulaires dynamiques
- Les formulaires d'édition s'adaptent en fonction de l'état de l'objet. Contrairement à Excel où l'intégralité des champs est toujours visible, nous concevons des formulaires centrés sur l'étape en cours — par exemple, les données de facturation n'apparaissent qu'au moment où elles sont utiles.
Contenu du projet
Fonctionnalités centrales
Fiche client complète avec historique des contrats et suivi des échanges.
Référencement des fournisseurs et de leurs offres, consultable par l'ensemble de l'équipe.
Production automatique des factures au format PDF depuis les données du contrat.
Visualisation des données restreinte au périmètre de chaque collaborateur.
Alertes automatiques avant l'échéance des contrats pour ne manquer aucune opportunité.
Envoi automatisé avec modèles paramétrables pour les relances et les notifications clients.
Pipeline de prospection pour suivre l'avancement des opportunités commerciales.
Calcul des commissions par palier en fonction du volume d'affaires généré.
Gestion des étapes du cycle de vie d'un contrat, du premier contact jusqu'à la facturation.
Piloter l'activité
Des statistiques pour avoir une meilleure vision d'ensemble
Une fois le cœur des fonctionnalités de production en place, nous nous sommes concentrés sur la mise en place d'indicateurs de suivi et de tableaux de bord de pilotage.
Visualisation des contrats à traiter par statut et date d'échéance pour prévoir l'activité sur les prochaines semaines et prochains mois.
Visualisation du chiffre d'affaire prévisionnel sur l'année avec comparatif mensuel par rapport à l'année précédente.
Visualisation du chiffre d'affaire généré par client, fournisseurs et domaines d'activité pour maintenir une activité équilibrée.
Avis clients
Ce que pensent nos clients
Chez SmartBooster, nous mettons toutes notre énergie et notre créativité au service de nos clients — voici les retours de notre prestation pour Profinego — Logiciel de gestion de contrats.
« L'équipe SmartBooster menée d'une main de maitre par Nicolas nous à permis de passer très sereinement et plutôt rapidement (vue les complexités de nos demandes), d'un outil de gestion très poussé sous Excel à un outil logiciel professionnel et personnalisé développer avec conseil et compréhension précise de notre besoin.
Pas de doute sur notre bonne pioche de ce prestataire qui à su nous rassurer sur le déroulement du processus de migration (outil + data) avec des conseils avisés et finalement indispensables à l'usage de l'outil.
Nous ne pouvons que recommander cet établissement. MERCI à toute l'équipe... »
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