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Remplacer Excel par une application pour gagner en productivité

Vous avez passé des heures à peaufiner tous vos besoins dans des fichiers Excel qui correspondent parfaitement à votre métier. Vous atteignez les limites de vos possibilités ? Votre équipe grandit et ces fichiers deviennent à présent difficiles à maintenir et à faire évoluer ?

April 20, 2021 ● 11mn ● #excel#transformation-digitale#logiciel-saas
Transformer vos fichiers Excel en logiciel performant
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Vous avez passé des heures à peaufiner tous vos besoins dans des fichiers Excel qui correspondent parfaitement à votre métier.

Vous atteignez les limites de vos possibilités ? Votre équipe grandit et ces fichiers deviennent à présent difficiles à maintenir et à faire évoluer ?

Excel une bonne solution au départ

Il est courant lors du lancement d'une entreprise ou d'un nouveau service de créer les premiers outils nécessaires sous Excel ou un équivalent comme GoogleSheet. Cela ne vous coûte pas grand-chose hormis votre temps et vous permet de réfléchir à vos besoins en expérimentant rapidement.

Nous retrouvons régulièrement des fichiers Excel pour gérer les dossiers clients, les actions à réaliser sur des projets, de la facturation ou bien des tableaux de bord pour mettre en avant des statistiques (dont les données sont également stockées dans des Excel).

Vous avez fait des découvertes passionnantes comme le fameux Tableau croisé dynamique, la possibilité de lier plusieurs fichiers entre eux ou même l'utilisation de formules avancées avec des If…Then…Else. Certains d'entre vous ont même peut-être appris le VBA ?

Tout cela vous a permis de mettre au point un outil parfaitement adapté à vos premiers besoins à moindres frais et c'est une très bonne chose.

D'ailleurs chez SmartBooster, nous apprécions quand nos clients nous fournissent des POC et exemples de données sous Excel car cela leur a permis d'affiner réellement leurs besoins et simplifie le cadrage des projets.

Quelles sont les limites d'Excel que vous allez atteindre rapidement ?

Le partage des données avec Excel

Lorsque vous avez un seul fichier Excel et qu'il vous faut le partager en interne avec votre équipe ou en externe avec vos clients. Vous créez des versions non-modifiables que vous envoyez par email, c'est simple (comme les powerpoints ou les PDFs).

Mais vos fichiers évoluent et à chaque nouvelle version, il vous faut répéter ce travail sans oublier personne.

Le contrôle des accès aux données sous Excel

Votre fichier contient des données sensibles ou simplement, vos interlocuteurs ne sont intéressés que par un sous-ensemble. (par exemple des responsables de secteur qui n'ont besoin d'accéder qu'aux données de leur secteur).

Vous pouvez gérer ces problématiques en créant des fichiers séparés mais vous vous retrouvez dans le même cas que le point précédent.

Les calculs complexes dans Excel

Excel vous offre de multiples possibilités pour mettre en place des calculs métiers complexes avec des formules qui s'enchainent et qui vous permettent d'obtenir des résultats à partir de multiples variables d'entrées.

Rapidement, vous devrez passer énormément de temps à tout retester lorsque vous voudrez faire évoluer vos calculs.

La mise à jour des données sous Excel

Vous avez développé un merveilleux CRM sous Excel pour gérer vos prospects accompagnés d'un magnifique tableau de bord statistique qui vous permet de piloter votre activité commerciale.

Grâce à vos efforts, votre entreprise se développe et vous avez créé une version de ce CRM Excel pour chacun de vos commerciaux.

À présent, vous passez vos soirées à copier-coller les données que vos commerciaux vous envoient en fin de journée afin de maintenir votre tableau de bord global à jour.

La protection de vos données sous Excel

Vos fichiers rassemblent l'intégralité de vos données sensibles que ce soit en terme de business ou de données personnelles, il est important de veiller à leur sécurité. Pour cela, vous avez découvert la possibilité de mettre un mot de passe que vous avez bien sûr activé avant d'envoyer le fichier à vos différents interlocuteurs.

Maintenant, il ne reste plus qu'à croiser les doigts pour que personne ne crée un autre fichier pour simplifier la mise en forme et le partage sans mot de passe...

L'historique des données sous Excel

Qui n'a jamais fait un petit copier-coller inopiné sur un fichier Excel partagé et aurait espéré qu'un clic sur la flèche retour arrière corrige le problème ?

Mais c'est trop tard, une petite coupure réseau vous a déconnecté et entre-temps votre collègue a fait d'autres modifications.

Pas d'inquiétude, il existe un historique des révisions sous Excel si bien sûr, vous l'avez activé et que vous avez compris comment vous en servir. De plus, vu que vos collègues ont déjà rencontré ce problème plusieurs fois dans leur carrière, à présent ils ont tous des versions sauvegardées du fichier en plusieurs exemplaires. Certaines personnes créent même un nouveau fichier pour chacune de leurs modifications "par sécurité". (c'est totalement rassurant !).

Maintenant, si vous avez plusieurs heures devant vous et assez de patience pour vérifier chaque feuille et chaque colonne, il se peut que vous arriviez à solutionner votre problème.

Le temps passe vite sous Excel

Même si l'utilisation d'Excel ne vous coûte que l'achat d'une licence, avez-vous déjà fait le calcul du temps investi dans la création et la maintenance de vos fichiers Excel ?

Pour cela, il vous suffit de connaitre le prix de revient d'une journée de travail (demandez à votre comptable si besoin) et de multiplier par le nombre de jours passés sur le sujet.

Vous allez surement découvrir que vous avez déjà investi plusieurs milliers d'euros...

Ce que peut vous offrir un logiciel sur mesure

Aujourd'hui, nous disposons d'outils de programmation performants nous offrant des fonctionnalités puissantes qui n'ont pas leur équivalent dans Excel. De plus, nous avons déjà eu l'occasion de résoudre de multiples problèmes récurrents et nous possédons déjà un ensemble de méthodes et de briques réutilisables pour gagner du temps.

Voici quelques exemples d'avantages dont vous allez bénéficier en développant un logiciel métier sur mesure 100% adapté à vos besoins.

Centraliser et sécuriser vos données

Votre logiciel centralisera et sécurisera vos données. Vous aurez accès à une interface d'administration qui vous apportera un contrôle complet des accès, de la validation de saisie et nous pourrons également inclure un système de détection des erreurs avec alerte.

Votre code sera hébergé dans un environnement cloud en France et sécurisé géré par notre partenaire Clever Cloud.

Si vous avez besoin de partager ces données avec d'autres systèmes, nous vous proposerons de mettre en place une API ou un système d'export ce qui vous évitera de perdre du temps à modifier la même chose à plusieurs endroits.

Un historique complet des modifications

Le code source de vos applications est géré grâce à git, un outil merveilleux qui nous permet d'avoir un historique complet des modifications apportées à chaque ligne de code depuis la création du projet. Combiné avec nos outils de gestion de projet, nous pourrons toujours retrouver simplement le pourquoi d'une règle de calcul ou d'un comportement de l'interface.

Des fonctionnalités indisponibles sous Excel

Avez-vous déjà essayé d'envoyer un email ou une notification SMS depuis Excel ?

Ou bien de vous connecter à un autre système pour récupérer des données de vos partenaires ?

De réserver un créneau dans un agenda ou faire une recherche fulltext dans vos bases clients ?

La possibilité de gérer les évolutions indépendamment

Cela vous permet de creuser plusieurs pistes sans impacter le reste du projet. Nous pourrons par exemple développer une nouvelle connexion au système d'un client et la réserver sur un environnement isolé en attendant que votre client réalise sa part des développements.

Si la collaboration est un succès, le code sera fusionné au projet et dans le cas contraire, supprimé sans impact sur le code actuel.

Ce cas d'usage est courant lorsque vous travaillez avec des partenaires de tailles différentes qui n'ont pas les mêmes cycles de développement que vous.

Des tests automatisés

Au début, tester à la main les fonctionnalités paraît simple. Mais au fur et à mesure que l'application évolue, recetter les développements avant une mise en production peut représenter des heures de travail avec un risque d'erreur important.

Nous avons la possibilité de créer des tests automatisés qui seront responsables de cette validation à votre place. Une sorte de programme qui teste le programme principal.

Chez SmartBooster, nous avons branché notre système de déploiement de vos applications sur ces tests de sorte que toute livraison est automatiquement bloquée si l'un des tests échoue.

Séduire de nouveaux collaborateurs

Pour que votre entreprise se développe, il est important de recruter de nouveaux collaborateurs talentueux. Aujourd'hui, la plupart ont l'habitude de travailler avec des outils performants et ergonomiques.

Certains seront rebutés par la perte de temps et d'efficacité engendrée par une gestion sous Excel et ils préfèreront rejoindre vos concurrents.

Séduire de nouveaux clients

Le développement d'un logiciel sur mesure représente un avantage concurrentiel et même dans certains cas, ne pas avoir de logiciel constitue un réel handicap.

Aujourd'hui, la concurrence est de plus en plus importante et vous ne pouvez plus vous permettre de faire attendre vos clients plusieurs jours parfois même plusieurs semaines pour leur répondre. Chaque jour de nouvelles startups se développent et proposent aux consommateurs B2C et B2B des solutions facilitant leur quotidien et qui leur font gagner du temps.

Vous avez une expérience que ces concurrents n'ont pas encore alors faciliter l'expérience de vos clients vous permettra de maintenir votre positionnement, et même de le développer.

Simplifier la communication

Votre logiciel constitue une brique centrale de votre système qui vous permettra de communiquer plus facilement et plus rapidement avec vos clients.

Que ce soit pour leur annoncer une mise à jour, une nouvelle offre ou simplement les dates de fermeture de vos agences en fonction de la localisation de votre client, ces échanges vous permettront de conserver leur attention en leur partageant des informations de qualité et adaptées à leurs besoins.

De plus, vous aurez la possibilité de les solliciter pour avoir le feedback de vos clients suite à un achat ou un rendez-vous.

Avoir des indicateurs plus pertinents

Votre logiciel vous permettra de récolter plus de données d'usage et ainsi d'avoir une meilleure vision de l'activité de votre entreprise au quotidien.

Vous pourrez mettre en place une série d'indicateurs regroupés dans un ou des tableaux de bord correspondant à un objectif.

  • satisfaction client
  • temps de réponse à une demande client
  • temps de traitement d'un dossier
  • chiffre d'affaire journalier en temps réel

Nous pouvons même imaginer l'envoi automatique de vos rapports par email afin de faire gagner du temps au manager et à votre direction.

Comment développer un logiciel sur mesure ?

Le développement de votre logiciel représente un défi !

Comment faire pour que votre futur outil soit réellement efficace, facilement utilisable et soit réalisé dans un délai raisonnable sans dépenser tout le budget de votre entreprise ?

C'est une problématique passionnante pour laquelle nous serons ravis de vous aider. En effet, nous avons déjà accompagné plusieurs entreprises dans cette réflexion et nous pouvons vous proposer une démarche simple et efficace qui vous permettra de concevoir votre logiciel de manière efficace.

Travailler votre besoin

Avant de partir directement sur la conception de votre outil, il est important de poser clairement votre besoin et vos objectifs.

Nous vous partagerons notre modèle d'expression de besoin qui vous permettra de vous poser les questions structurantes afin de partir dès le départ dans la bonne direction.

Cette expression de besoin servira de guide tout au long des développements afin d'être sûr de ne pas s'égarer dans de la suroptimisation de parties non-essentielles.

Valider votre idée avec un prototype

Nous réaliserons un premier prototype qui vous permettra de présenter rapidement le concept aux premiers utilisateurs.

Le développement d'un logiciel représente un coût important, cette étape permet aux utilisateurs de matérialiser l'idée en allant plus loin qu'une simple présentation Powerpoint. Les retours sont plus pertinents et plus aboutis, car l'utilisateur a réellement réussi à se mettre en situation.

Première version MVP

À ce stade, nous aurons identifié les premières fonctionnalités essentielles et nous nous concentrerons dessus lors de la réalisation de la première version de votre logiciel.

Le défi à cette étape sera de ne pas inclure de fonctionnalités annexes qui nous ferons perdre du temps inutilement.

Si vous n'êtes pas convaincus, il est important de savoir que l'introduction de 2 fois plus de fonctionnalités multiplie généralement le temps de réalisation par 4 et par conséquent le budget !

Améliorer de manière progressive

Depuis de nombreuses années, nous sommes convaincus par les méthodes agiles et nous vous proposerons de travailler par itération afin de livrer une plus-value à chaque cycle tout en intégrant les retours de vos utilisateurs.

De cette manière, vous proposez à vos utilisateurs des changements progressifs qu'ils pourront intégrer simplement tout en se sentant entendus lorsqu'ils proposent des améliorations.

En résumé

Transformer votre fichier Excel en un logiciel métier performant représente un challenge pour votre société qui pourra vous permettre de passer à la vitesse supérieure s'il est correctement réalisé.

Dans cet article, nous vous avons présenté les forces et faiblesses de ce modèle et avons essayé de synthétiser quelques conseils afin de vous aider dans votre réflexion.

Chaque client et chaque contexte étant unique, nous serions ravis que vous nous partagiez votre projet afin de pouvoir vous apporter une réponse personnalisée.

Merci pour votre attention et n'hésitez pas à partager cet article si vous pensez qu'il peut être utile à votre réseau.