Réalisation
Remplacer Excel par un logiciel de suivi de chantier pour un réseau de 3 entreprises
Comment nous avons accompagné Turfu dans la transformation de ses fichiers Excel en logiciel sur mesure : suivi des chantiers, calcul automatique des commissions et interface multi-utilisateur pour 8 points de vente et +30 commerciaux, livré en production en moins de 4 mois.
Contexte
Turfu est un réseau de 3 entreprises spécialisées dans la rénovation énergétique, réparties sur 8 points de vente avec plus de 30 commerciaux.
Comme beaucoup de structures en croissance, Julien et son équipe géraient l'intégralité de leur activité sur des fichiers Excel : suivi des chantiers, calcul des commissions, paiements, facturation.
Ces fichiers fonctionnaient bien en phase de démarrage, mais devenaient un frein à mesure que le réseau grandissait :
- Risque d'erreur élevé sur les calculs de commissions avec plusieurs paramètres par commercial.
- Chaque collaborateur devait contacter Julien pour connaître l'état de son dossier et ses paiements.
- Impossible de partager une vision fiable et à jour de l'activité avec l'ensemble de l'équipe.
- Livrer une première version opérationnelle rapidement pour soutenir la croissance du réseau.
- Automatiser les calculs de commissions pour éliminer les erreurs et libérer du temps de gestion.
- Adapter l'interface aux différents profils (administrateur, associé, manager, commercial) pour que chacun soit autonome sur son périmètre.
Méthode de travail
Déroulement du projet
Julien nous a contacté pour la première fois en décembre. Le projet a été lancé mi-janvier et déployé en production le 5 avril.
Organiser
Définir les priorités
Pour se lancer dans de bonnes conditions, il est nécessaire de faire le point sur les priorités. En début de projet, il y a toujours beaucoup d'idées autour de la table et il est nécessaire de comprendre le niveau d'importance de chacune pour notre client.
Nous avons donc commencé en catégorisant simplement les fonctionnalités demandées :
- obligatoire : le projet n'a pas de sens sans cette fonctionnalité
- confort : la fonctionnalité apporte une plus-value de confort
- cosmétique : c'est du luxe, nous pouvons vivre sans
En début de projet, vous ne pouvez pas avoir une vision exhaustive de ce dont vous avez réellement besoin. Il est important de se concentrer sur l'essentiel afin de se laisser du temps pour travailler sur les merveilleuses idées qui viendront s'ajouter au cours du projet.
→ nous nous concentrons donc sur les fonctionnalités obligatoires
« Au début du projet, je pensais maîtriser parfaitement mon besoin car j'utilisais mes fichiers Excel depuis plusieurs années.
Lors du premier atelier de travail, Nicolas m'a présenté d'autres exemples de projets réalisés par SmartBooster et m'a fait plusieurs propositions pour améliorer l'organisation et la visualisation de nos données.
Le résultat final n'a plus rien à voir avec mes fichiers Excel de départ, c'est beaucoup plus agréable à utiliser au quotidien ! »
Rythme
Définir un rythme de travail
Pour être efficace, il faut travailler étape par étape et de manière régulière.
Nous avons mis en place un cycle de travail de 2 semaines avec, à la fin de chaque cycle, une réunion d'équipe afin de pouvoir :
- faire une démonstration en direct des développements réalisés
- recueillir les premiers retours pour les traiter au plus vite
- définir les fonctionnalités qui seront développées au prochain cycle
À la fin de chaque itération, les développements ont été livrés sur un environnement de recette accessible aux clients afin qu'ils puissent réaliser leurs propres tests en toute autonomie.
« À chaque réunion, les développeurs nous ont présenté leurs développements et je pouvais leur poser toutes mes questions en direct. C'est vraiment plus agréable que d'échanger juste par email.
Je préparais également des exemples de dossiers et de facture que je leur présentais pour qu'ils puissent faire leur développement.
Et si j'avais des questions compliquées entre 2 réunions, Nicolas m'envoyais directement des réponses en vidéos que je pouvais regarder quand j'en avais besoin. »
Contenu du projet
Fonctionnalités développées
Chantiers
Suivi de chantier
Le cœur du système consiste à gérer l'avancement des projets de construction depuis la signature du contrat jusqu'au levé de réserve. Pour simplifier la saisie, nous avons mis en place des formulaires optimisés pour chaque étape : signature du contrat, validation par la maison mère, feu vert administratif.
L'interface calcule automatiquement les montants des commissions, des assurances, les bonus et malus. Pour chaque dossier, une page de détail rassemble l'ensemble des informations ainsi que l'historique complet : dates, commentaires, récapitulatif des paiements et facturation.
Commissions
Automatisation des calculs de commissions
Le calcul de commission est intégré directement dans les écrans de saisie. Dès qu'un champ est modifié, l'interface recalcule les montants en direct en fonction des paramètres de chaque commercial.
Et si pour une raison particulière un ajustement est nécessaire, il suffit d'indiquer le montant souhaité dans le formulaire.
Paiements
Suivi des paiements
Le logiciel permet de tracer l'intégralité des paiements des commissions des commerciaux. Chacun peut voir qui a été payé et quand.
Pour faciliter la gestion, le logiciel calcule automatiquement le reste à payer.
Facturation
Facturation
Le logiciel permet de gérer l'ensemble de la facturation ainsi que le pointage des paiements avec gestion des erreurs de montant et des retards.
Les factures et les avoirs sont automatiquement générés par le système et rattachés à chaque chantier.
Pilotage
Statistiques
Pour simplifier le pilotage de l'activité, nous avons développé des écrans de statistiques avec un système de filtres sur mesure.
Chiffre d'affaires, nombre de ventes, moyenne des commissions, prévisionnel… toutes ces données sont filtrables par plage de date et par périmètre, affichées sous forme de graphiques et de tableaux. Il suffit de copier-coller les graphiques pour alimenter les présentations trimestrielles.
Accès
Une interface multi-utilisateur
Le logiciel gère plusieurs types d'utilisateurs et adapte l'interface en fonction du niveau d'accès.
- Administrateur
- Associé
- Manager de point de vente
- Commercial
Chaque utilisateur n'accède qu'aux données faisant partie de son périmètre et peut utiliser le logiciel en toute autonomie.
« Avant, tout le monde m'appelait pour faire le point sur l'avancement de leurs dossiers et le paiement de leur commission. Et je passais des heures à faire des récapitulatifs par email avec le détail de mes calculs.
Maintenant chaque collaborateur se connecte à sa propre interface pour accéder à l'ensemble de ses informations et j'ai plus de temps pour me concentrer sur tes tâches à plus fortes valeur ajoutée ! »
Avis clients
Ce que pensent nos clients
Chez SmartBooster, nous mettons toutes notre énergie et notre créativité au service de nos clients — voici les retours de notre prestation pour Turfu — Suivi de chantier et calcul de commissions.
« Je suis très satisfait du travail effectué par Nicolas et son équipe, il a eu une parfaite compréhension de mes besoins et de mon environnement.
Son process est rodé et très bien organisé pour avancer étape par étape sans rien oublié. Ses conseils sont judicieux pour aller au-delà de ce que j'aurai pu imaginer avant de faire appel à Smartbooster.
Je recommande sans hésitation, vous aurez à faire à un véritable professionnel ! »
« Une équipe au top qui a bien pris en compte nos demandes et critères, tout s'est parfaitement déroulé pendant le développement de ce nouveau logiciel qui me simplifie la vie !
Un grand merci à Nicolas pour son professionnalisme et son investissement. »
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