Je suis trésorier de l’association de la classe en 3 de mon village, Pommiers. Notre association regroupe les habitants nés une année en 3 (2023, 2013, 2003…) nous organisons des événements ensemble : repas, sorties, parfois un voyage. Ça implique des adhésions, une caisse commune, des dépenses et des recettes à suivre, et un peu de stock à gérer (tee-shirts, boissons, matériel).
Ce n’est pas mon métier. Je ne suis pas comptable, et l’association n’a ni budget ni besoin d’un logiciel développé sur mesure pour ça. J’ai construit toute la gestion dans Airtable, un outil no-code gratuit jusqu’à un certain volume, et ça fonctionne très bien pour ce niveau de besoin.
Je vends des logiciels sur mesure. Cet article explique pourquoi mon association n’en a pas besoin, et ce que j’ai construit à la place. Le reste de ce site raconte des projets où le sur-mesure se justifie : des volumes, des règles métier qui n’existent nulle part ailleurs, plusieurs systèmes à faire communiquer. Une structure qui tourne avec quelques bénévoles n’a rien de tout ça.
La base que je décris est partagée telle quelle : le template est copiable dans votre espace Airtable, et la marche à suivre est en fin d’article.
Les données visibles dans les captures d’écran et dans le template en ligne sont entièrement fictives : adhérents, montants, dates et notes ont été inventés pour illustrer le fonctionnement. Les comptes réels de l’association ne sortent pas de son bureau.
Le suivi des adhérents et des cotisations
Chez les conscrits (le nom qu’on se donne entre nous), le bureau a un objectif unique : préparer la fête du village de 2033. Toute la gestion des adhérents et des cotisations est pensée pour ce cycle-là, pas pour un exercice comptable classique année par année.
Pour chaque adhérent, je stocke le minimum utile : prénom, nom, email pour les communications, un téléphone, une date de naissance et une photo pour constituer un trombinoscope.
S’y ajoute une colonne Décade, la classe d’âge concernée par la fête de 2033 : 1943, 1953, 1963, 1973, 1983, 1993, 2003. C’est une sélection unique que je renseigne à la main. Airtable saurait la déduire de la date de naissance par formule, mais un champ calculé ne se colorise pas : je perdrais la couleur par génération, qui est précisément ce qui rend la table lisible quand on la regarde à plusieurs.
Pour les cotisations, chaque adhérent a une colonne numérique par année, de 2024 à 2033, dans laquelle j’enregistre ce qu’il a versé. Une colonne Total additionne les dix, une colonne Solde retranche ce qui aurait dû être versé à ce jour, et un solde négatif signale un retard sans avoir à recompter quoi que ce soit. Un champ note libre complète la fiche pour les cas particuliers.
Un développeur ferait exactement l’inverse. La modélisation propre, celle d’une base relationnelle, voudrait une ligne par paiement avec sa date et son montant, dans une table reliée aux adhérents. C’est ce que je mettrais en place chez un client, et ce serait une mauvaise idée ici.
D’abord parce que le cycle est fermé : il durera dix ans et pas un de plus, la table ne s’élargira jamais. Ensuite et surtout parce qu’une ligne par adhérent et une colonne par année, ça se montre. En réunion de bureau, je projette la table regroupée par solde et tout le monde comprend immédiatement qui est à jour et qui ne l’est pas. La même information étalée sur deux cents lignes de paiements demanderait un tableau croisé et un commentaire. Un modèle qui a besoin d’être expliqué ne sera pas utilisé par ceux à qui il s’adresse.
Trois vues suffisent à exploiter cette table au quotidien : “Par décade” qui regroupe les adhérents par classe d’âge, une vue Galerie qui affiche le trombinoscope, et “Cotisation” regroupée par solde.
La comptabilité : dépenses et recettes par catégorie
Un budget par événement
Nous organisons une dizaine d’événements par an, et chacun a son budget propre. Deux temps forts ouverts au village : le Printemps des blancs, une soirée de début juin au Domaine Albert à Pommiers pour mettre en avant les vins blancs des vignerons du village, et notre matinée moules-frites en novembre. S’y ajoutent la brocante, le marché de Noël, quelques rendez-vous internes comme la galette des rois, et les petits budgets qui font tourner la structure : assurance, frais bancaires, fournitures. Tout ça vit dans une seule colonne Budget, qui sert de catégorie à chaque mouvement.
Ce découpage n’est pas une invention de ma part. Il vient du fichier Excel de Dominique, notre ancien président, qui tenait les comptes de la classe avant moi. Je l’ai repris presque tel quel, parce qu’il était juste et surtout parce que le bureau l’avait déjà en tête. Reprendre un modèle que les gens connaissent vaut mieux que d’en imposer un meilleur sur le papier. La seule chose que j’y ai vraiment ajoutée, c’est le suivi des justificatifs, qui manquait.
La table Transactions, notre grand livre
Une table Transactions liste toutes les dépenses et les recettes : un nom, une date, le Budget concerné, un
type de paiement (espèces, virement ou chèque), une colonne Dépense, une colonne Recette et une Balance
calculée par la formule {Recette}-{Dépense}. Deux autres formules en extraient l’année et le mois, pour
permettre les regroupements par période. Un champ pièce jointe reçoit la photo de la pièce justificative prise
directement au téléphone, comme sur une vraie application comptable. Deux cases à cocher terminent la ligne :
l’une pour le pointage du rapprochement bancaire, l’autre pour signaler un justificatif que je n’ai pas réussi
à récupérer.
Le suivi des cotisations passe par un champ lié nommé Membre, qui relie chaque paiement ou remboursement à l’adhérent concerné, dans la table vue plus haut.
Les notes, là où se règlent les cas particuliers
Un champ Notes garde le commentaire libre, et il sert plus souvent que prévu. Un exemple : une adhérente avance les sachets de frites de la matinée moules-frites, je la rembourse, et je déduis au passage la cotisation qu’elle devait encore. La tentation est de saisir le solde net, une seule ligne, l’affaire est réglée. Je saisis deux lignes : la dépense sur le budget moules-frites, la recette sur le budget cotisations. Compenser ferait disparaître 40 € de cotisations encaissées et fausserait le coût réel de l’événement. C’est un réflexe que je garde du sur-mesure : on n’écrase jamais deux faits distincts sous prétexte qu’ils s’annulent le même jour.
Au quotidien, puis en fin de mois
Au quotidien, je note les dépenses sans les pointer, au moment où je les paie ou dès que je reçois la facture. En fin de mois, je fais une passe complète sur le relevé de compte et je pointe toutes les opérations en attente, en ajoutant au passage le traditionnel frais bancaire de 4,13 €.
Deux vues couvrent cet usage courant : “À payer/pointer” pour ce qu’il me reste à traiter, et “Budget par année” pour sortir les comptes d’un exercice comptable ou d’un événement qui s’étale sur plusieurs années.
Budget global, la version qui se montre
En complément, une table Budget global reprend les mêmes chiffres autrement : une ligne par budget, une colonne par année, et une Balance qui totalise la ligne. C’est une redondance assumée. La table Transactions est faite pour saisir, elle est trop détaillée pour être lue à plusieurs autour d’un écran. Budget global est faite pour être montrée, en réunion de bureau ou en assemblée générale.
C’est aussi là que vivent les règles qu’aucun outil standard ne connaît. Nous commandons une palette de verres tous les trois ans, pour ne payer le transport qu’une fois. Sans correction, l’année de la commande affiche une grosse dépense isolée et les deux suivantes rien du tout, ce qui rend le budget du Printemps des blancs illisible. Je note donc le montant à répartir sur trois ans, et je compare des années comparables. Personne ne pense à mentionner ce genre de règle au moment de choisir un outil, et c’est pourtant elle qui décide si les chiffres veulent dire quelque chose.
Le fonds de caisse
Cette table trace chaque mouvement de la caisse par date. Autour d’un événement, ça se joue en trois temps : la constitution du fonds avant, la recette pendant, puis ce qui reste après mon dépôt à la banque (je fais partie de la génération digitale qui préfère laisser ses billets à la banque plutôt qu’à la maison).
Une colonne Date, puis une colonne par coupure, de 50 € à 0,10 € (50 €, 20 €, 10 € et 5 € en billets, puis 2 €, 1 €, 0,50 €, 0,20 € et 0,10 € en pièces). Ces colonnes ne contiennent pas des montants mais des nombres de billets et de pièces, et c’est le point du modèle sur lequel je n’ai pas hésité une seconde : on note ce qu’on a sous les yeux en vidant la caisse sur la table. Un tableau qui demanderait de multiplier de tête avant de saisir serait abandonné au troisième comptage. La conversion en euros, c’est le travail de la colonne Total, pas le mien.
S’ajoute une colonne Chèques non encaissés, la seule à contenir une somme : un chèque reçu mais pas encore déposé fait partie du fonds de caisse tant qu’il n’est pas passé en banque. Une colonne Note explique à quoi correspond chaque mouvement : constitution du fonds, recette de tel événement, dépôt en banque.
Depuis 2025, je ne suis plus les pièces de 1, 2 et 5 centimes. Je les donne à mes filles en guise de salaire, une fois qu’elles m’ont aidé à compter les pièces et les billets et à ranger le matériel 😀.
Une colonne Total convertit les quantités en euros, chaque coupure multipliée par sa valeur, et une colonne Delta donne l’écart avec le mouvement précédent. Entre deux événements, la caisse retombe toujours sur le même chiffre, 316 €, le fonds permanent qui sert à rendre la monnaie. C’est ce que je dois retrouver dans le pointage mensuel : quand les deux ne concordent pas, c’est qu’il manque une ligne quelque part.
Chaque mouvement de caisse génère aussi une ligne en espèces dans la table Transactions, pour que les deux tables racontent la même histoire.
Le pointage mensuel
Officiellement, ce pointage a lieu chaque fin de mois. En pratique, c’est plutôt “quand j’ai le temps”, et quand notre président Jean me demande où on en est : je télécharge les relevés bancaires et je pointe les opérations en attente, comme décrit plus haut.
Une ligne par mois, avec le mois écrit en toutes lettres (par exemple MARS 2026). Une colonne par compte suivi, le compte courant et le livret, une colonne pour la caisse, et une formule Solde qui additionne les trois. Une colonne Solde M-1 remplie à la main garde le solde du mois précédent, une colonne Delta calculée donne l’écart entre les deux. Un champ pièce jointe reçoit le relevé bancaire téléchargé, pour le retrouver sans fouiller.
C’est la seule table qui donne la trésorerie associative en un seul chiffre, tous comptes confondus. C’est aussi elle que je regarde en premier quand quelque chose cloche.
L’inventaire de stock
Une seule ligne : notre stock de verres pour le Printemps des blancs, actuellement à 814 unités. Un nom, une quantité, un commentaire.
C’est volontaire, et c’est sans doute la décision la plus utile de toute la base. J’aurais pu suivre les barquettes, les gobelets en plastique, les nappes et les rallonges. J’aurais alors passé plus de temps à tenir l’inventaire de stock à jour qu’à racheter ce qui manque, et il aurait été faux au bout de deux événements. Je ne suis que ce qui a de la valeur et ce qui se perd. Le reste s’achète au fil de l’eau et se lit très bien dans les dépenses. Décider de ne pas modéliser quelque chose est un choix de conception à part entière, et c’est souvent celui qui évite qu’un outil soit abandonné.
Ce qu’Airtable apporte par rapport à Excel
Par rapport à un tableur, deux choses changent vraiment pour moi. Les filtres et les regroupements, associés à des vues enregistrées par besoin : la même table se lit par décade, par solde ou par budget sans jamais rien recopier. Et la pièce jointe posée directement sur la ligne, la facture reliée à sa dépense, sans arborescence de fichiers à tenir à côté.
Ce n’est pas un procès d’Excel, que je continue d’utiliser et sur lequel je reviens en conclusion. Mais les limites d’Excel commencent là où plusieurs personnes doivent lire la même donnée sans la casser, et c’est le seuil qu’une association franchit dès qu’elle a un bureau. Pour une entreprise, l’étape suivante est souvent de transformer le fichier en logiciel. Pour nous, Airtable suffit.
Voir qui est à jour dans les cotisations
La vue “Cotisation” de la table Adhérents, regroupée par Solde. C’est la question la plus fréquente du bureau, et elle ne demande aucune manipulation.
Voir les comptes annuels par budget
La vue “Budget par année” de la table Transactions, filtrée sur l’année en cours et regroupée par Budget, donne le détail des dépenses et des recettes de chaque catégorie.
Voir le coût d’un événement sur plusieurs années
Le filtre d’année retiré, le regroupement par Budget conservé : la même vue filtrée donne cette fois le coût cumulé d’un événement depuis sa création. C’est comme ça que je suis l’investissement réel dans la provision de verres au fil des années.
Récupérer le template
La base décrite dans cet article est partagée publiquement, avec ses données d’exemple. Vous pouvez la copier dans votre propre espace Airtable plutôt que de tout reconstruire : ouvrir le template Gestion association, puis cliquer sur “Copier la base” en haut à droite. Airtable demande un compte, la création est gratuite et suffit largement pour ce type d’usage.
La copie est indépendante de la mienne : ce que vous y modifiez ne remonte pas chez moi, et l’inverse est vrai aussi. Vous récupérez les six tables, leurs colonnes, leurs formules et leurs vues, ainsi que les enregistrements d’exemple.
Trois réglages avant d’y mettre vos vraies données :
- Vider les tables de leurs lignes d’exemple, une fois que vous avez vu comment elles s’articulent entre elles.
- Remplacer les budgets de la table Transactions : la liste déroulante contient nos événements à nous (Printemps des blancs, brocante, moules-frites…), mettez les vôtres à la place.
- Ajuster le montant de la cotisation dans la formule Solde de la table Adhérents. Chez nous,
{Total}-60correspond à trois années à 20 €, le chiffre est à changer selon votre montant et votre exercice comptable.
Les colonnes d’années vont de 2024 à 2033 parce que notre cycle dure dix ans. Si votre association fonctionne à l’année, gardez-en deux ou trois et supprimez les autres, en pensant à les retirer aussi des formules Total.
Les formules utiles
Si vous partez du template, elles sont déjà en place. Si vous reconstruisez la base à la main, ce sont les seules formules à écrire, et aucune ne dépasse une ligne.
Adhérents › Total SUM({2024},{2025},{2026},{2027},{2028},{2029},{2030},{2031},{2032},{2033})
Adhérents › Solde {Total}-60
Transactions › Balance {Recette}-{Dépense}
Transactions › Année DATETIME_FORMAT({Date}, 'YYYY')
Transactions › Mois DATETIME_FORMAT({Date}, 'MM')
Fonds de caisse › Total ROUND({50 €}*50+{20 €}*20+{10 €}*10+{5 €}*5+{2 €}*2+{1 €}
+{0,50 €}*0.5+{0,20 €}*0.2+{0,10 €}*0.1+{Chèques non encaissés}, 2)
Pointage › Solde SUM({Compte courant},{Livret},{Caisse})
Pointage › Delta {Solde}-{Solde M-1}
Budget global › Balance SUM({2024},{2025},{2026},{2027},{2028},{2029},{2030},{2031},{2032},{2033})L’année et le mois passent par DATETIME_FORMAT et non par YEAR(). YEAR() renvoie un nombre, et
Airtable l’affiche avec son séparateur de milliers : les regroupements se retrouvent titrés “2 026”. Le format
texte règle le problème et trie correctement.
Le total du fonds de caisse convertit des quantités. Chaque coupure est multipliée par sa valeur, et le
séparateur décimal des formules Airtable est le point, jamais la virgule, y compris dans une base en français.
Le ROUND(...,2) n’est pas cosmétique : sans lui, les 0.5, 0.2 et 0.1 en binaire produisent des totaux du
genre 312,29999999999995, qui s’affichent arrondis mais faussent le Delta.
Le Delta du fonds de caisse est le seul point où Airtable ne suit pas. Il ne sait pas référencer la ligne précédente d’une table, alors qu’un tableur le fait sans y penser. Le contournement est celui de la colonne Solde M-1 du pointage : une colonne remplie à la main, puis une simple soustraction. C’est aussi le genre de limite qui décide, dans un vrai projet, de la bascule vers un développement sur mesure.
Le -60 du solde des adhérents est une constante à changer chaque année. Il correspond chez nous à trois
années de cotisation à 20 €. Pour que la colonne se mette à jour toute seule, remplacer la constante par
{Total}-(YEAR(TODAY())-2023)*20, où 2023 est l’année qui précède la première cotisation.
Conclusion
Airtable ne remplace pas tout chez moi. La table Budget global consolide ce qui a déjà eu lieu, elle ne projette rien. Pour les projections, je garde un Excel en complément : des formules dynamiques qui recalculent selon le nombre de membres ou le nombre d’entrées attendues à un événement. Il sert surtout en réunion de bureau, pour tester des hypothèses et trouver le bon ajustement avant de lancer un événement. Chaque outil a son terrain : Airtable pour consolider et consulter ce qui est déjà là, Excel pour projeter ce qui ne l’est pas encore.
Ce que je cherchais au départ tient en trois points, et c’est ce qui a dicté tous les choix de modélisation : une gestion sérieuse sans le moindre investissement, des chiffres qui se montrent tels quels en réunion de bureau, et un partage des comptes globaux qui ne demande ni export ni remise en forme. Le no-code répond très bien à ça.
Il y répond jusqu’à un certain point. Airtable a des limites que nos volumes ne rencontreront jamais, mais qu’une entreprise atteint vite : le coût par utilisateur, le plafond de lignes, l’absence de vraies jointures. Quand l’outil reste pertinent mais que ses données doivent alimenter le reste du système, on développe un connecteur ou une interface sur mesure au-dessus.
Et quand le besoin dépasse ce qu’un outil no-code peut porter, règles métier complexes, volumes importants, plusieurs systèmes à faire communiquer, c’est le moment de regarder du côté du développement sur mesure. Si vous hésitez entre les deux, notre comparatif no-code et sur-mesure pose les critères de décision. Et si votre situation ressemble à celle décrite ici, écrivez-nous, on en discutera volontiers.
