Réalisation / Suivi de chantier
Remplacer Excel : logiciel de suivi de chantier pour 3 entreprises
Comment nous avons accompagné Turfu dans la transformation de ses fichiers Excel en logiciel sur mesure : suivi des chantiers, calcul automatique des commissions et interface multi-utilisateur pour 6 points de vente et +30 commerciaux, livré en production en moins de 4 mois.
Contexte
Turfu est un réseau de 3 entreprises spécialisées dans la rénovation énergétique, réparties sur 6 sites : Conflans-Sainte-Honorine, Deuil-la-Barre, Chambly, Cormeilles-en-Parisis, Sartrouville et un call center, soit 38 utilisateurs au total.
Comme beaucoup de structures en croissance, Julien et son équipe géraient l'intégralité de leur activité sur des fichiers Excel : suivi des chantiers, calcul des commissions, paiements, facturation.
Ces fichiers fonctionnaient bien en phase de démarrage, mais devenaient un frein à mesure que le réseau grandissait :
- Risque d'erreur élevé sur les calculs de commissions avec plusieurs paramètres par commercial.
- Chaque collaborateur devait contacter Julien pour connaître l'état de son dossier et ses paiements.
- Impossible de partager une vision fiable et à jour de l'activité avec l'ensemble de l'équipe.
- Livrer une première version opérationnelle rapidement pour soutenir la croissance du réseau.
- Automatiser les calculs de commissions pour éliminer les erreurs et libérer du temps de gestion.
- Adapter l'interface aux différents profils (administrateur, associé, manager, commercial) pour que chacun soit autonome sur son périmètre.
En production depuis Avril 2022, toujours actif en 2026
38 utilisateurs
sur 3 entreprises et 6 sites
4 ans
en production continue
< 4 mois
pour livrer la première version
Méthode de travail
Déroulement du projet
Julien nous a contacté pour la première fois en décembre. Le projet a été lancé mi-janvier et déployé en production le 5 avril.
Organiser
Définir les priorités
Pour se lancer dans de bonnes conditions, il est nécessaire de faire le point sur les priorités. En début de projet, il y a toujours beaucoup d'idées autour de la table et il est nécessaire de comprendre le niveau d'importance de chacune pour notre client.
Nous avons donc commencé en catégorisant simplement les fonctionnalités demandées :
- obligatoire : le projet n'a pas de sens sans cette fonctionnalité
- confort : la fonctionnalité apporte une plus-value de confort
- cosmétique : c'est du luxe, nous pouvons vivre sans
En début de projet, vous ne pouvez pas avoir une vision exhaustive de ce dont vous avez réellement besoin. Il est important de se concentrer sur l'essentiel afin de se laisser du temps pour travailler sur les merveilleuses idées qui viendront s'ajouter au cours du projet.
→ nous nous concentrons donc sur les fonctionnalités obligatoires
« Au début du projet, je pensais maîtriser parfaitement mon besoin car j'utilisais mes fichiers Excel depuis plusieurs années.
Lors du premier atelier de travail, Nicolas m'a présenté d'autres exemples de projets réalisés par SmartBooster et m'a fait plusieurs propositions pour améliorer l'organisation et la visualisation de nos données.
Le résultat final n'a plus rien à voir avec mes fichiers Excel de départ, c'est beaucoup plus agréable à utiliser au quotidien ! »
Rythme
Définir un rythme de travail
Pour être efficace, il faut travailler étape par étape et de manière régulière.
Nous avons mis en place un cycle de travail de 2 semaines avec, à la fin de chaque cycle, une réunion d'équipe afin de pouvoir :
- faire une démonstration en direct des développements réalisés
- recueillir les premiers retours pour les traiter au plus vite
- définir les fonctionnalités qui seront développées au prochain cycle
À la fin de chaque itération, les développements ont été livrés sur un environnement de recette accessible aux clients afin qu'ils puissent réaliser leurs propres tests en toute autonomie.
« À chaque réunion, les développeurs nous ont présenté leurs développements et je pouvais leur poser toutes mes questions en direct. C'est vraiment plus agréable que d'échanger juste par email.
Je préparais également des exemples de dossiers et de facture que je leur présentais pour qu'ils puissent faire leur développement.
Et si j'avais des questions compliquées entre 2 réunions, Nicolas m'envoyais directement des réponses en vidéos que je pouvais regarder quand j'en avais besoin. »
Contenu du projet
Fonctionnalités développées
Chantiers
Suivi de chantier
Le cœur du système consiste à gérer l'avancement des projets de construction depuis la signature du contrat jusqu'au levé de réserve. Pour simplifier la saisie, nous avons mis en place des formulaires optimisés pour chaque étape : signature du contrat, validation par la maison mère, feu vert administratif.
L'interface calcule automatiquement les montants des commissions, des assurances, les bonus et malus. Pour chaque dossier, une page de détail rassemble l'ensemble des informations ainsi que l'historique complet : dates, commentaires, récapitulatif des paiements et facturation.
Commissions
Automatisation des calculs de commissions
Le calcul de commission est intégré directement dans les écrans de saisie. Dès qu'un champ est modifié, l'interface recalcule les montants en direct en fonction des paramètres de chaque commercial.
Et si pour une raison particulière un ajustement est nécessaire, il suffit d'indiquer le montant souhaité dans le formulaire.
Paiements
Suivi des paiements
Le logiciel permet de tracer l'intégralité des paiements des commissions des commerciaux. Chacun peut voir qui a été payé et quand.
Pour faciliter la gestion, le logiciel calcule automatiquement le reste à payer.
Facturation
Facturation
Le logiciel permet de gérer l'ensemble de la facturation ainsi que le pointage des paiements avec gestion des erreurs de montant et des retards.
Les factures et les avoirs sont automatiquement générés par le système et rattachés à chaque chantier.
Pilotage
Statistiques
Pour simplifier le pilotage de l'activité, nous avons développé des écrans de statistiques avec un système de filtres sur mesure.
Chiffre d'affaires, nombre de ventes, moyenne des commissions, prévisionnel… toutes ces données sont filtrables par plage de date et par périmètre, affichées sous forme de graphiques et de tableaux. Il suffit de copier-coller les graphiques pour alimenter les présentations trimestrielles.
Ce que nous ne savions pas en arrivant
La mécanique des commissions, et le droit de ne pas tout coder
Nous savions remplacer un fichier Excel par un logiciel. Nous ne savions pas comment un réseau du bâtiment rémunère ses commerciaux : ce qui déclenche une commission, à quel moment, avec quels bonus et quels malus, quelle part revient à la maison mère, comment les assurances entrent dans le calcul, et ce qu'il reste à payer quand un chantier s'étale sur des mois. Tout cela vivait dans les onglets de Julien et dans sa tête. Le lire a été le vrai travail de conception : le code des commissions n'a demandé que quelques jours.
La question qui a changé la conception : « et si le montant calculé n'est pas celui qu'on veut payer ? »
Nous étions partis pour coder toutes les règles. Cette question a montré qu'il en existerait toujours une de plus : un geste commercial, une situation qu'aucun barème ne prévoit. Plutôt que d'ajouter une règle à chaque fois, le formulaire accepte un montant ajusté à la main, tracé comme tel. Le logiciel calcule juste dans les cas prévus et laisse la décision à celui qui la prend dans les autres. C'est ce qui a permis de livrer en moins de quatre mois.
Le cas particulier : trois mois sans remontée d'erreur
Le bâtiment habitue à composer avec les problèmes. Pendant les premiers mois, Julien s'adaptait aux imperfections de l'outil sans nous les signaler, comme il l'aurait fait avec un fournisseur de chantier. Il a fallu trois mois pour qu'il constate qu'un ajustement avec nous se faisait en quelques échanges, et que l'objectif n'était pas un logiciel « qui marche à peu près » mais un logiciel sans erreur. Depuis, nous ne prenons plus le silence d'un client pour de la satisfaction : nous allons chercher ce qu'il contourne.
Ce que le fichier disait, et ce qu'il ne disait pas
Le fichier Excel portait le barème, qui était la règle, et l'habitude d'appeler Julien pour connaître son solde, qui était un contournement. Le premier a été recopié, le second remplacé par un accès où chaque commercial voit ses chantiers et ses paiements. Distinguer les deux est la partie du travail ou nous avons le plus de valeur ajoutée.
Chez Turfu, le plus long n'a pas été de coder les commissions, c'est de comprendre comment elles se décidaient vraiment. Et le plus utile a été d'admettre qu'on ne coderait jamais toutes les règles : un champ d'ajustement, tracé, vaut mieux qu'une règle de plus.
Ce projet nous a aussi appris à ne pas attendre qu'un client se plaigne. Dans le bâtiment, on s'adapte à tout. Nous, nous voulons savoir ce qu'il contourne.
Accès
Une interface multi-utilisateur
Le logiciel gère plusieurs types d'utilisateurs et adapte l'interface en fonction du niveau d'accès.
- Administrateur
- Associé
- Manager de point de vente
- Commercial
Chaque utilisateur n'accède qu'aux données faisant partie de son périmètre et peut utiliser le logiciel en toute autonomie.
« Avant, tout le monde m'appelait pour faire le point sur l'avancement de leurs dossiers et le paiement de leur commission. Et je passais des heures à faire des récapitulatifs par email avec le détail de mes calculs.
Maintenant chaque collaborateur se connecte à sa propre interface pour accéder à l'ensemble de ses informations et j'ai plus de temps pour me concentrer sur tes tâches à plus fortes valeur ajoutée ! »
Avis clients
Ce que pensent nos clients
Chez SmartBooster, nous mettons toutes notre énergie et notre créativité au service de nos clients, voici les retours de notre prestation pour Turfu - Suivi de chantier et calcul de commissions.
« Je suis très satisfait du travail effectué par Nicolas et son équipe, il a eu une parfaite compréhension de mes besoins et de mon environnement.
Son process est rodé et très bien organisé pour avancer étape par étape sans rien oublié. Ses conseils sont judicieux pour aller au-delà de ce que j'aurai pu imaginer avant de faire appel à Smartbooster.
Je recommande sans hésitation, vous aurez à faire à un véritable professionnel ! »
« Une équipe au top qui a bien pris en compte nos demandes et critères, tout s'est parfaitement déroulé pendant le développement de ce nouveau logiciel qui me simplifie la vie !
Un grand merci à Nicolas pour son professionnalisme et son investissement. »
Vous pilotez un réseau commercial ?
Vos calculs de commissions tournent encore sur Excel ?
Comme Turfu au départ, beaucoup de réseaux BTP gèrent leurs commissions dans des fichiers Excel. Quand l'équipe grandit, les erreurs s'accumulent et les commerciaux ne savent plus où en sont leurs paiements. Décrivez votre réseau à Nicolas : on analyse ensemble comment un logiciel sur mesure peut fiabiliser vos calculs et rendre chaque collaborateur autonome sur son périmètre.
Appel de 30 min → Analyse gratuite → Proposition sous 5 jours
Nous travaillons avec et pour nos clients
Ces 10 dernières années, nous avons développé des dizaines de logiciels sur mesure pour nos clients.
SmartBooster est une entreprise qui place la relation client au cœur de son activité. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour comprendre et répondre à leurs besoins.
Notre expertise ne se limite pas au développement technique. Nous accompagnons nos clients dans la réflexion et la mise en place de solutions sur mesure qui s'adaptent parfaitement à leurs processus métiers.
En choisissant SmartBooster, vous bénéficiez d'un partenaire qui s'engage à vos côtés pour concevoir et développer les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Équipe française
Vous pourrez communiquer avec nous en français et sans décalage horaire, c'est l'idéal pour être sûr de se comprendre !
Socle technique moderne
Nous travaillons avec des outils professionnels implémentant les meilleurs standards de qualité et de sécurité.
Personnalisation
Le sur mesure vous offre toutes les possibilités de personnalisation qu'il vous faut pour adapter votre logiciel à votre vocabulaire et à vos usages.
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