Exporter vos données depuis Trello

Ce que Trello stocke

Trello est un outil de visualisation de tâches, pas une base de données métier. Votre compte Trello contient des tableaux, des listes et des cartes. Les données métier réelles (clients, montants, statuts complexes) sont souvent stockées dans les champs texte des cartes, champs personnalisés ou dans des Power-Ups tiers, sans structure formelle.

Ce que Trello stocke et qui peut être migré :

• Les boards : structure des tableaux, membres, étiquettes, configuration
• Les lists : colonnes et leur ordre dans chaque tableau
• Les cards : données de chaque carte (titre, description, dates, membres, étiquettes, checklists)
• Les champs personnalisés (plan Standard, inclus dans l’export JSON) : champs typés liés aux cartes
• Les pièces jointes : fichiers hébergés chez Trello (à télécharger avant fermeture du compte)
• Les commentaires : historique des échanges sur chaque carte

Ce que Trello ne stocke pas et qui ne peut pas être migré :

• Les données des Power-Ups tiers : leurs données résident chez les éditeurs de ces Power-Ups
• L’historique complet des mouvements de carte : disponible dans l’activité du board mais pas sous forme structurée exploitable directement
• Les statistiques Butler : métriques d’automatisation, non exportables

Exporter vos données Trello

Export JSON par tableau

Trello propose un export JSON tableau par tableau depuis l’interface :

1. Ouvrir le tableau à exporter
2. Cliquer sur Menu (icône … en haut à droite)
3. Sélectionner Imprimer, exporter et partager > Exporter en JSON
4. Le fichier JSON se télécharge directement

Répéter l’opération pour chaque tableau à migrer.

GET https://api.trello.com/1/boards/{id}?fields=all&cards=all&lists=all&checklists=all&members=all&customFields=true

Ce que contient le JSON exporté

L’export JSON d’un board Trello contient :

• L’objet board avec ses métadonnées
• Le tableau lists avec toutes les colonnes (actives et archivées)
• Le tableau cards avec toutes les cartes (actives et archivées)
• Le tableau checklists avec les items liés aux cartes
• Le tableau members avec les membres du board
• Le tableau memberships avec les rôles des membres configuré sur le board
• Le tableau customFields (plan Standard, si des champs ont été configurés sur le tableau)
• Le tableau labels (étiquettes du board)

Modèle de données Trello : ce qu’il faut reconstruire

Cards : les entités métier cachées

La migration principale consiste à identifier les entités métier réelles qui se cachent dans vos cartes Trello. Selon votre usage :

Extraction des Custom Fields

Les champs personnalisés sont une fonctionnalité native de Trello, disponible à partir du plan Standard. Ce sont les données les plus précieuses à migrer car elles contiennent souvent les informations métier formalisées (numéro de dossier, montant, priorité, date de relance). Accessibles via l’API avec customFieldItems dans le JSON de chaque carte.

Pièces jointes : à télécharger avant fermeture

Les fichiers joints aux cartes Trello sont hébergés sur les serveurs d’Atlassian. Ils ne sont pas inclus dans l’export JSON, uniquement leurs métadonnées (nom, URL, taille). Pour migrer les fichiers eux-mêmes, il faut les télécharger depuis les URLs Trello avant la fermeture du compte, puis les déplacer vers le stockage cible (AWS S3, OVH Object Storage, Clever Cloud File Storage).

Commentaires

Les commentaires font partie du modèle d’actions de Trello. Ils sont inclus dans l’export JSON du board (type commentCard dans le tableau actions). Pour une extraction exhaustive ou un board avec un historique dense, l’API permet une récupération paginée :

GET https://api.trello.com/1/boards/{id}/actions?filter=commentCard&key={{apiKey}}&token={{apiToken}}

Chaque commentaire retourné est de type commentCard et contient :

• data.text : contenu du commentaire
• date : horodatage de création
• memberCreator.id et memberCreator.fullName : auteur du commentaire

Ce qui nécessite une décision avant la migration depuis Trello

Certains éléments Trello nécessitent une décision de reconstruction :

• Les Power-Ups tiers actifs : si des Power-Ups stockent des données (Jira sync, calendrier, formulaires), leurs données sont chez les éditeurs concernés, pas dans l’export Trello. Un inventaire des Power-Ups actifs est nécessaire pour identifier les données à récupérer.
• Les automatisations Butler complexes : les règles Butler ne sont pas migrables directement. Elles doivent être documentées manuellement et reconstruites comme logique applicative dans le nouveau logiciel, avec des tests automatisés.
• Les boards partagés avec des équipes externes : si des boards sont partagés avec des clients ou des partenaires, la migration doit prévoir un accès de remplacement (portail client, espace partagé) avant la fermeture.
• Les cartes avec des descriptions en format libre : si vos cartes contiennent des informations non structurées dans le champ description (au lieu de Custom Fields), un audit est nécessaire pour extraire et normaliser ces données.

Ce qui peut rester dans Trello

Tous les boards n’ont pas vocation à être migrés. Les cas où Trello reste pertinent :

• Tableaux de suivi de tâches simples : To Do / In Progress / Done sans données métier associées
• Boards de coordination d’équipe : plannings visuels légers sans besoin de reporting
• Boards de prototypage : validation rapide d’un processus avant de le formaliser dans le logiciel

SmartBooster identifie explicitement les boards à migrer et ceux à conserver lors de l’audit initial.

Ce qu’un prestataire doit maîtriser pour migrer depuis Trello

Si vous faites appel à un prestataire pour cette migration, voici les questions à poser pour évaluer sa rigueur avant de démarrer :

• Inventaire des boards et Custom Fields : le prestataire doit lister tous les boards concernés et les champs personnalisés configurés sur chaque tableau avant d’écrire le moindre script.
• Cartographie des entités métier : les cartes Trello représentent souvent des objets métier informels (dossiers, commandes, projets). Le prestataire doit identifier ces entités avec vous et valider le schéma cible avant de démarrer l’extraction.
• Stratégie pour les pièces jointes : les fichiers joints aux cartes ne sont pas inclus dans l’export JSON, uniquement leurs métadonnées (nom, URL Atlassian). Le prestataire doit anticiper leur téléchargement depuis les serveurs Trello avant la fermeture du compte.
• Inventaire des Power-Ups actifs : si des Power-Ups stockent des données (formulaires, sync Jira, calendrier), leurs données sont chez des éditeurs tiers. Un inventaire est indispensable pour ne rien oublier dans le périmètre de migration.
• Environnement de recette dédié : la migration doit être testée sur un environnement isolé avec des données réelles, jamais directement en production.
• Plan de rollback : en cas d’anomalie détectée après la bascule, que se passe-t-il ? Votre compte Trello doit rester accessible pendant une période de vérification.

Chez SmartBooster, ces points font partie du cadrage initial de chaque projet de migration.

Authentification à l’API Trello

L’API Trello utilise un couple API Key + Token. L’API Key identifie le connecteur et est générée depuis le portail Power-Ups (trello.com/power-ups/admin). Le Token autorise l’accès aux données du compte Trello qui l’a généré : ce compte doit être membre de tous les boards à exporter.

Un Token avec la permission lecture seule suffit pour une migration. Aucune permission d’écriture n’est nécessaire lors de l’extraction des données.

Pour la procédure complète, consultez le guide de création des identifiants API Trello.

Références techniques Trello

• Export et import de données Trello (documentation Atlassian)
• API REST Trello Boards
• Champs personnalisés Trello (Custom Fields)