Digitalisation Excel

Logiciel automatisant le suivi de chantier de maison individuelle et le calcul de commission

Développement d'un logiciel complet pour remplacer l'utilisation complexe de plusieurs fichiers Excel dans le pilotage de plusieurs entreprises.

Suivi des chantiers, calcul de commission, automatisation des envois d'email, gestion de la facturation... tout a été regroupé dans un seul logiciel simple d'utilisation qui permet à nos clients de gagner un temps précieux !

Développement d'un logiciel de suivi de chantiers

Contexte

Notre client, franchisé d'un constructeur de maison individuelle français, gère son entreprise avec Excel depuis plusieurs années.

À force de travail, ses entreprises se développent et ils sont à présent 3 associés gérant 4 sociétés regroupant 8 points de vente. Aujourd'hui avec son assistante, ils passent beaucoup de temps à remplir et maintenir à jour des fichiers Excel pour suivre les chantiers, les encaissements, les paiements.

Chaque mois, ils remplissent un autre fichier pour voir les statistiques consolidées par agence et par commercial.

Sans oublier la longue liste d'emails envoyés chaque semaine pour informer de l'avancement des chantiers, des montants de commission à payer avec des explications sur les détails des calculs.

Lorsqu'ils nous ont contactés, Julien nous a également parlé de son inquiétude quant à la justesse des résultats produit sur Excel. Un point critique pour son business.

Défis à relever
  • Synthétiser les subtilités des fichiers Excel pour en faire un logiciel simple tout en conservant le même niveau de fonctionnalités.
  • Avancer progressivement pour permettre à notre client de gérer le changement d'organisation en interne.
  • Avoir des calculs parfaitement justes avec l'ensemble de la décomposition des formules.
  • Réintégrer 8 années de données.

Ce que pensent nos clients

Julien Beauchamp
Cidalia De Almedia
Méthode de travail

Déroulement du projet

Julien nous a contacté pour la première fois en décembre.
Le projet a été lancé mi-janvier et déployé en production le 5 avril.

Organiser

Définir les priorités

Pour se lancer dans de bonnes conditions, il est nécessaire de faire le point sur les priorités. En début de projet, il y a toujours beaucoup d'idée autour de la table et il est nécessaire de comprendre le niveau d'importance de chacune pour notre client.

Nous avons donc commencé en catégorisant simplement les fonctionnalités demandées :

  • obligatoire : le projet n'a pas de sens sans cette fonctionnalité
  • confort : la fonctionnalité apporte une plus-value de confort
  • cosmétique : c'est du luxe, nous pouvons vivre sans
En début de projet, vous ne pouvez pas avoir une vision exhaustive de ce dont vous avez réellement besoin. Il est important de se concentrer sur l'essentiel afin de se laisser du temps pour travailler sur les merveilleuses idées qui viendront se rajouter au cours du projet.

→ nous nous concentrons donc sur les fonctionnalités obligatoires

Au début du projet, je pensais maîtriser parfaitement mon besoin car j'utilisais mes fichiers Excel depuis plusieurs années.

Lors du premier atelier de travail, Nicolas m'a présenté d'autres exemples de projets réalisés par SmartBooster et m'a fait plusieurs propositions pour améliorer l'organisation et la visualisation de nos données.

Le résultat final n'a plus rien à voir avec mes fichiers Excel de départ, c'est beaucoup plus agréable à utiliser au quotidien !

Julien Beauchamp
Rythme

Définir un rythme de travail

Pour être efficace, il faut travailler étape par étape et de manière régulières.

Nous avons mis en place un cycle de travail de 2 semaines avec, à la fin de chaque cycle, une réunion d'équipe afin de pouvoir :

  • faire une démonstration en direct des développements réalisés
  • recueillir les premiers retours pour les traiter au plus vite
  • définir les fonctionnalités qui seront développées au prochain cycle

À la fin de chaque itération, les développements ont été livrés sur un environnement de recette accessible aux clients afin qu'ils puissent réaliser leurs propres tests en toute autonomie.

À chaque réunion, les développeurs nous ont présenté leurs développements et je pouvais leur poser toutes mes questions en direct. C'est vraiment plus agréable que d'échanger juste par email.

Je préparais également des exemples de dossiers et de facture que je leur présentais pour qu'ils puissent faire leur développement.

Et si j'avais des questions compliquées entre 2 réunions, Nicolas m'envoyais directement des réponses en vidéos que je pouvais regarder quand j'en avais besoin.

Cidalia De Almedia
Contenu du projet

Fonctionnalités développées

Suivi de chantier

Le coeur du système consiste à gérer l'avancement des chantiers depuis la signature du contrat jusqu'au levé de réserve.

Pour simplifier la saisie des informations, nous avons mis en place des formulaires optimisés pour chaque étape :

  • Signature du contrat
  • Validation de la vente par la maison mère
  • Feu vert administratif

Les champs sont validés à chaque saisie pour éviter les erreurs et l'interface calcule automatiquement les montants des commissions, des assurances, les bonus et malus...

Pour chaque dossier, une page de détail rassemble l'ensemble des informations ainsi que l'historique complet avec les dates de passage de chaque étape, les commentaires et le récapitulatif des paiements ainsi que de la facturation.

Liste de suivi des chantiers

Automatisation des calculs de commissions

Le calcul de commission est intégré directement dans les écrans de saisies.

Dès qu'un champ est modifié, l'interface réagit en recalculant les montants en direct en fonction des paramètres de chaque commercial.

Et si pour une raison particulière, Julien a besoin de modifier ce montant, il suffit d'indiquer un ajustement dans le formulaire.

Calcul automatique des commissions des commerciaux

Suivi des paiements

Le logiciel permet de tracer l'intégralité des paiements des commissions des commerciaux.

Chacun peut voir qui a été payé et quand.

Pour faciliter la gestion, le logiciel calcul automatiquement le reste à payer.

Suivi des paiements des commerciaux

Facturation

Le logiciel permet de gérer l'ensemble de la facturation ainsi que le pointage des paiements avec gestion des erreurs de montant et des retards.

Les factures et les avoirs sont automatiquement générés par le système et rattachés à chaque chantier.

Suivi de la facturation

Statistiques

Pour simplifier le pilotage de l'activité, nous avons développé des écrans de statistiques avec un système de filtre sur mesure.

Chiffre d'affaires, nombre de ventes, moyenne des commissions, prévisionnel... toutes ces données sont filtrables par plage de date, par périmètre et affiché sous forme de graphique et de tableaux de données.

Il n'y a plus qu'à copier-coller les graphiques pour les mettre en forme les présentations trimestrielles et annuelles !

Visualisation ds statistiques de chiffre d'affaires

Une interface multi-utilisateur

Le logiciel gère plusieurs types d'utilisateurs et adapte l'interface en fonction du niveau d'accès.

  • Administrateur
  • Associé
  • Manager de point de vente
  • Commercial

Chaque utilisateur n'accèdent qu'aux données faisant partis de son périmètre et peut utiliser le logiciel en toute autonomie.

Avant, tout le monde m'appelait pour faire le point sur l'avancement de leurs dossiers et le paiement de leur commission. Et je passais des heures à faire des récapitulatifs par email avec le détail de mes calculs.

Maintenant chaque collaborateur se connecte à sa propre interface pour accéder à l'ensemble de ses informations et j'ai plus de temps pour me concentrer sur tes tâches à plus fortes valeur ajoutée !

Julien Beauchamp
Transformation digitale

Remplacer vos fichiers Excel par un logiciel

Vous gérez une partie de votre entreprise avec des fichiers Excel ?

Nous pouvons vous aider en développant un logiciel parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise.

Quels sont les signes qui doivent vous alerter ?

  • Vous devez saisir vos données dans plusieurs systèmes différents ?
  • Une grande partie de vos données sont sous Excel ?
  • Il vous faut plusieurs jours ou semaines pour avoir les indicateurs sur votre entreprise ?
  • Vous n'êtes pas sûr que vos données soient à jour ?
  • Vous embauchez une assistante ou des stagiaires pour faire des tâches chronophages ?