Notre client, franchisé d'un constructeur de maison individuelle français, gère son entreprise avec Excel depuis plusieurs années.
À force de travail, ses entreprises se développent et ils sont à présent 3 associés gérant 4 sociétés regroupant 8 points de vente. Aujourd'hui avec son assistante, ils passent beaucoup de temps à remplir et maintenir à jour des fichiers Excel pour suivre les chantiers, les encaissements, les paiements.
Chaque mois, ils remplissent un autre fichier pour voir les statistiques consolidées par agence et par commercial.
Sans oublier la longue liste d'emails envoyés chaque semaine pour informer de l'avancement des chantiers, des montants de commission à payer avec des explications sur les détails des calculs.
Lorsqu'ils nous ont contactés, Julien nous a également parlé de son inquiétude quant à la justesse des résultats produit sur Excel. Un point critique pour son business.
Julien nous a contacté pour la première fois en décembre.
Le projet a été lancé mi-janvier et déployé en production le 5 avril.
Pour se lancer dans de bonnes conditions, il est nécessaire de faire le point sur les priorités. En début de projet, il y a toujours beaucoup d'idée autour de la table et il est nécessaire de comprendre le niveau d'importance de chacune pour notre client.
Nous avons donc commencé en catégorisant simplement les fonctionnalités demandées :
→ nous nous concentrons donc sur les fonctionnalités obligatoires
Au début du projet, je pensais maîtriser parfaitement mon besoin car j'utilisais mes fichiers Excel depuis plusieurs années.
Lors du premier atelier de travail, Nicolas m'a présenté d'autres exemples de projets réalisés par SmartBooster et m'a fait plusieurs propositions pour améliorer l'organisation et la visualisation de nos données.
Le résultat final n'a plus rien à voir avec mes fichiers Excel de départ, c'est beaucoup plus agréable à utiliser au quotidien !
Pour être efficace, il faut travailler étape par étape et de manière régulières.
Nous avons mis en place un cycle de travail de 2 semaines avec, à la fin de chaque cycle, une réunion d'équipe afin de pouvoir :
À la fin de chaque itération, les développements ont été livrés sur un environnement de recette accessible aux clients afin qu'ils puissent réaliser leurs propres tests en toute autonomie.
À chaque réunion, les développeurs nous ont présenté leurs développements et je pouvais leur poser toutes mes questions en direct. C'est vraiment plus agréable que d'échanger juste par email.
Je préparais également des exemples de dossiers et de facture que je leur présentais pour qu'ils puissent faire leur développement.
Et si j'avais des questions compliquées entre 2 réunions, Nicolas m'envoyais directement des réponses en vidéos que je pouvais regarder quand j'en avais besoin.
Le coeur du système consiste à gérer l'avancement des chantiers depuis la signature du contrat jusqu'au levé de réserve.
Pour simplifier la saisie des informations, nous avons mis en place des formulaires optimisés pour chaque étape :
Les champs sont validés à chaque saisie pour éviter les erreurs et l'interface calcule automatiquement les montants des commissions, des assurances, les bonus et malus...
Pour chaque dossier, une page de détail rassemble l'ensemble des informations ainsi que l'historique complet avec les dates de passage de chaque étape, les commentaires et le récapitulatif des paiements ainsi que de la facturation.
Le calcul de commission est intégré directement dans les écrans de saisies.
Dès qu'un champ est modifié, l'interface réagit en recalculant les montants en direct en fonction des paramètres de chaque commercial.
Et si pour une raison particulière, Julien a besoin de modifier ce montant, il suffit d'indiquer un ajustement dans le formulaire.
Le logiciel permet de tracer l'intégralité des paiements des commissions des commerciaux.
Chacun peut voir qui a été payé et quand.
Pour faciliter la gestion, le logiciel calcul automatiquement le reste à payer.
Le logiciel permet de gérer l'ensemble de la facturation ainsi que le pointage des paiements avec gestion des erreurs de montant et des retards.
Les factures et les avoirs sont automatiquement générés par le système et rattachés à chaque chantier.
Pour simplifier le pilotage de l'activité, nous avons développé des écrans de statistiques avec un système de filtre sur mesure.
Chiffre d'affaires, nombre de ventes, moyenne des commissions, prévisionnel... toutes ces données sont filtrables par plage de date, par périmètre et affiché sous forme de graphique et de tableaux de données.
Il n'y a plus qu'à copier-coller les graphiques pour les mettre en forme les présentations trimestrielles et annuelles !
Le logiciel gère plusieurs types d'utilisateurs et adapte l'interface en fonction du niveau d'accès.
Chaque utilisateur n'accèdent qu'aux données faisant partis de son périmètre et peut utiliser le logiciel en toute autonomie.
Avant, tout le monde m'appelait pour faire le point sur l'avancement de leurs dossiers et le paiement de leur commission. Et je passais des heures à faire des récapitulatifs par email avec le détail de mes calculs.
Maintenant chaque collaborateur se connecte à sa propre interface pour accéder à l'ensemble de ses informations et j'ai plus de temps pour me concentrer sur tes tâches à plus fortes valeur ajoutée !
Vous gérez une partie de votre entreprise avec des fichiers Excel ?
Nous pouvons vous aider en développant un logiciel parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise.
Quels sont les signes qui doivent vous alerter ?