Définition, utilité et objectifs d'un tableau de bord
Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?
Un tableau de bord est un outil présentant une synthèse des informations pertinentes pour permettre une analyse rapide.
Il est généralement décomposé en plusieurs sections présentant des indicateurs (KPI), des graphiques mettant en avant l'évolution par rapport à la période précédente, les événements marquants ainsi qu'une note de synthèse.
Pourquoi un tableau de bord est-il un outil essentiel ?
Le tableau de bord vise à rendre accessible rapidement et facilement les informations stratégiques de votre activité. Il permet de partager des informations entre tous les intervenants de manière claire avant de prendre une décision ou de réaliser une analyse.
Dans ce sens, c'est un outil structurant pour votre entreprise qui vous permettra de gagner un temps précieux et de partager des objectifs clairs avec l'ensemble de votre équipe.
Objectifs d'un bon tableau de bord
- présenter des informations synthétiques
- être compréhensible par l'ensemble de l'équipe
- permettre la prise de décision
- donner des signaux d'alerte
- être aligné sur les objectifs de l'entreprise
Prenons le temps de parcourir votre projet pour trouver la meilleure manière de vous répondre.
Vous serez surpris par la vitesse à laquelle nous pouvons avancer grâce à un atelier de travail !
Nous contacter
Les éléments constitutifs d'un bon tableau de bord
La période de référence
Votre tableau de bord doit présenter clairement la période de référence des données affichée. Suivant l'activité de votre entreprise, vous pouvez travailler sur des fréquences allant de la journée à l'année.
Idéalement, votre outil doit vous permettre de passer rapidement d'une période à une autre afin de pouvoir comparer les résultats.
Indicateurs de performance (KPI)
En premier lieu, vous devez présenter vos indicateurs clés. Ils vous permettent de savoir en un coup d'œil l'état de la situation.
Ces indicateurs doivent être parfaitement documenté pour éviter les incompréhensions entre les parties prenantes. Nous vous conseillons de limiter leur nombre au strict nécessaire.
Seuils d'alerte
Votre tableau de bord doit mettre en avant l'état de vos indicateurs.
Est-ce que tout est ok ? Certains sont-ils en difficulté ?
Pour le savoir, vous devez définir des seuils. En fonction de vos besoins, plusieurs méthodes existent :
- ok/ko : cette méthode se base sur la définition d'un simple en dessus duquel tout va bien et en dessous duquel tout va mal
- ok/warning/danger : dans cette notation à 3 niveaux, vous ajoutez un seuil intermédiaire qui vous permet de voir venir les dégâts. Généralement, représenter sous les couleurs d'un feu tricolore (vert, orange, rouge)
- un modèle à 4 niveaux pour mettre en avant la sur-performance : dans ce schéma, vous ajouter un seuil au-dessus du vert pour mettre en avant des performances au delà de la moyenne attendue. Cela produit un effet de boost sur les équipes qui ont le goût du challenge.
Ces seuils vous permettront d'apprécier les écarts entre la réalité et votre objectif pour déclencher les actions nécessaires plus rapidement.
Objectifs de l'entreprise
Dans cette section, vous pouvez présenter un avancement par rapport aux objectifs définis sur une période plus longue.
Par exemple : le volume de vente sur le mois en cours ou le nombre de nouveau contrats remportés.
Évolution de l'activité
Il est judicieux d'afficher des graphiques pour présenter l'évolution de vos indicateurs sur une période plus longue.
Vous pouvez profiter de cette section pour présenter un comparatif sur une période similaire. Par exemple, la semaine ou le trimestre dernier. C'est ce que l'on appelle la data visualisation.
Un tableau de bord adapté à votre activité
Vous l'avez compris, les fonctionnalités possibles dans un tableau de bord sont riches et il est nécessaires de les penser pour votre activité.
Fréquence de mise à jour, nombres d'indicateurs à intégrer... tout cela doit être en phase avec la taille de votre entreprise et la technicité de votre métier.
Un tableau de bord pour un grand groupe ne se conçoit pas de la même manière que pour une TPE !
Ne tombez pas dans le piège de la sur-informations, le meilleur tableau de bord possible est celui où il ne reste rien à enlever.
Des exemples de tableaux de bords efficaces
Tableau de bord des ressources humaines
Tableau de bord commercial
Tableau de bord d'avancement de projet
Comment mettre en place un tableau de bord ?
Définir vos objectifs
La mise en place d'un tableau de bord ne se fait pas par hasard. Généralement, cela part d'un constat de sous performance dans un domaine avec une volonté d'amélioration.
Vous devez matérialiser la nécessité de votre tableau de bord pour motiver votre équipe dans sa conception et son utilisation future.
Définir vos indicateurs de performance
Une fois que votre objectif est clair, vous allez pouvoir réfléchir aux données nécessaires à intégrer dans votre tableau de bord.
Nous vous conseillons de commencer par un travail préparatoire individuel ou en équipe pour réfléchir sur ces indicateurs. Ensuite, lors d'une séance de travail en commun, vous pourrez lister ceux unanimement partager et documenter le calcul de chacun.
À cette étape, nous vous conseillons de finir avec la question : Pouvons-nous en supprimer un et conserver la même vision globale ?
Si c'est le cas, vous pouvez le supprimer.
Définir une fréquence de mise à jour
La revue de votre tableau de bord doit devenir une routine effectuée à une fréquence définie.
Cette fréquence ne doit pas être trop courte sinon il n'y aura pas de différence notable entre deux échéances et ne doit pas être trop longue sinon votre tableau de bord perd de son intérêt.
Faire une première version rapide et utilisez là
Il n'y a rien de pire que de prendre des semaines à faire un tableau de bord complexe pour s'apercevoir que personne n'arrive à l'utiliser.
Nous vous conseillons de commencer par une version simple que vous pourrez améliorer au cours du temps lorsque cela est nécessaire.
Cela permettra à l'équipe d'intégrer ce changement plus rapidement et tout le monde sera satisfait de le voir évoluer en fonction de son utilisation.
Questions fréquentes
Vous n'avez pas trouvé ce que vous cherchiez ?
Contactez-nous pour trouver le meilleur moyen de vous aider.
- Comment s'assurer que mon tableau de bord est à jour ?
- Le tableau de bord développé par SmartBooster récupère directement les informations dans votre base de données. Ainsi, si vous avez correctement saisi les informations dans votre logiciel, vos tableaux de bord seront mis à jour en temps réel.
- Comment m'assurer que les données de mon tableau de bord sont fiables ?
- Tous nos développements intègrent des tests automatisés qui nous assurent un parfait niveau de qualité à chaque déploiement. Si la phase de recettage de votre tableau de bord a été correctement réalisée, la fiabilité des résultats sera stable dans le temps.
- Pourquoi mes employés n'utilisent pas nos tableaux de bords ?
- D'expérience, les utilisateurs délaissent les fonctionnalités trop complexes qui n'apportent pas de réelle plus-value. Nous vous conseillons de revoir les données de votre tableau de bord pour s'assurer que chacun les comprend et sait comment les utiliser. Si vous vous apercevez lors de cet exercice que certains sont superflues, alors nous vous conseillons de les supprimer.