Présentation d’Excel
Excel est un logiciel édité par Microsoft dont la première version date de 1985. Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office. L’historique complet des versions d’Excel est disponible sur Wikipédia pour les plus curieux.
Véritable star des années 80/90, Excel vous permet d’organiser des données dans des classeurs et des tableaux. Il vous offre ensuite la possibilité de réaliser :
- des opérations de calcul (somme, moyenne, minimum, maximum…)
- des tris ou des filtrages
- des reformatages (combiner deux colonnes, mettre en majuscules, en minuscules…)
Excel est un outil offrant énormément de possibilités — certaines simples, d’autres très complexes — vous permettant de traiter vos données par vous-même. De nos jours, il est utilisé dans la majorité des entreprises du monde, inclus dans la suite Microsoft 365 aux côtés de Word, PowerPoint, Outlook…
Remplacer vos fichiers Excel par un logiciel performant
Vous avez construit vos outils sous Excel et vous rencontrez à présent des difficultés ?
- mettre à jour vos données
- sécuriser vos formules
- partager une partie de vos fichiers
- lenteur d'utilisation
- ...
Comment utiliser Excel ?
Autrefois distribué comme logiciel autonome, Excel est aujourd’hui distribué avec la suite Microsoft 365. Microsoft propose deux types d’offres suivant que vous souhaitiez l’utiliser dans un contexte personnel ou professionnel.
La version pour particuliers se décline en une version famille ou personnelle avec des abonnements annuels ou mensuels.
La version professionnelle est plus riche avec des offres allant de 4,20 €/mois pour la basique à 16,90 €/mois pour la plus complète. Il vous suffit de souscrire à une offre et d’utiliser le logiciel dans sa version en ligne (moins performante) ou d’installer directement Excel sur votre ordinateur.
Que peut-on faire avec Excel ?
Excel a de nombreux avantages et sait gérer parfaitement beaucoup de vos problématiques quotidiennes en entreprise. Voici quelques exemples d’utilisations concrets.
Réaliser des calculs simples avec Excel
Excel vous permet de réaliser des calculs entre vos colonnes : moyenne, somme, division, multiplication… Vous pouvez donc travailler des formules pour obtenir des résultats rapidement :
- faire la somme de vos dépenses ou de vos factures
- calculer le taux journalier moyen de vos employés
- calculer le prix de revient de vos produits
- faire la moyenne des notes de vos élèves avec pondération
- calculer le taux d’absentéisme de vos employés
Mettre en forme des données
En complément de vos formules de calcul, Excel vous permet de mettre en forme vos données : choix des types de mise en forme, gestion des bordures, des polices, de la hauteur des lignes et de la largeur des colonnes. Vous pouvez également appliquer un fond différent sur une cellule en fonction de son contenu — par exemple, fond vert en cas de réussite et fond rouge en cas d’échec.
Réaliser des graphiques pour vos présentations
Les présentations ont plus d’impact avec des visuels ! Excel vous permet de réaliser simplement des graphiques à l’aide de vos données : camemberts, histogrammes, courbes… Une fois réalisés, vous pouvez facilement les inclure dans vos présentations, rapports ou emails.
Créer une base de données avec Excel
Excel est un outil pratique pour centraliser des informations. Votre seule limite sera votre imagination. Vous pouvez par exemple gérer :
- pour un instituteur : son programme de cours et son avancement par classe
- pour un maître d’œuvre : ses chantiers et ses approvisionnements
- pour un chef de projet : sa gestion des tâches, des défauts, son planning
- pour un marketeur : ses campagnes de mailing
Une fonctionnalité intéressante dans ce cas est la création de liste déroulante pour fiabiliser la saisie dans vos tableaux.
Quelles sont les alternatives à Excel ?
Des alternatives gratuites existent et peuvent vous faire faire des économies.
Google Sheets vous offre un outil en ligne gratuit qui vous permettra de réaliser la plupart des actions que vous pouvez faire avec Excel. De plus, Google Sheets est bien plus performant que la version en ligne d’Excel et vous offre des fonctionnalités de partage beaucoup plus simples à utiliser.
LibreOffice vous propose une alternative libre et open source à l’ensemble des outils de la suite Microsoft. L’équivalent LibreOffice d’Excel s’appelle Calc. Cet outil totalement gratuit vous permettra en plus d’éditer et d’enregistrer des fichiers au format Excel.
Airtable est une solution SaaS qui vous propose un Excel revu au goût du jour et vous permettra de réaliser plus simplement qu’avec Excel une multitude d’opérations avec un rendu plus attractif.
Développer un logiciel avec Excel ?
Devant toutes ces possibilités, Excel peut vous permettre de développer votre propre logiciel afin d’être plus productif dans votre activité. Vous pouvez notamment proposer une structure de données et une mise en forme basée sur votre expertise, intégrer vos propres indicateurs de performance et réaliser des mises en forme graphiques.
Pour aller plus loin, Excel vous donne la possibilité d’intégrer des macros et du VBA (Visual Basic for Applications) qui vous permettront de programmer des fonctionnalités plus avancées.
Bien sûr le développement d’applications sous Excel a ses limites, mais cela constitue un point de départ pour commencer en douceur la préparation de votre projet. Lorsque vous souhaiterez faire passer votre outil à un niveau supérieur en termes de fonctionnalités ou d’utilisateurs, il faudra vous tourner vers le développement d’un outil sur mesure.
Principales limitations d’Excel
Excel vous offre de multiples possibilités, mais il n’a pas été conçu pour réaliser des logiciels complexes. Voici un aperçu des principales problématiques que rencontrent nos clients lorsqu’ils utilisent Excel de manière intensive.
Partager des données avec Excel
Lorsque vous organisez toutes vos données sur Excel, vous allez rapidement avoir besoin de partager ces éléments avec d’autres collaborateurs. Vous allez vous demander :
- comment partager ces informations en temps réel ?
- comment gérer les modifications apportées par d’autres personnes ?
- comment savoir quelle est la dernière version du fichier ?
Même s’il existe des moyens de partager en ligne ou d’activer le mode révision, Excel n’est pas la meilleure solution pour résoudre ce genre de problématiques.
Gérer l’accès aux données avec Excel
Lorsque votre entreprise se développe, vous aurez besoin de contrôler les données auxquelles vos collaborateurs accèdent. Voulez-vous que chacun ait accès à l’ensemble de votre comptabilité, de votre base prospects et clients ? Cela est encore plus critique avec le recours à des prestataires externes ou temporaires.
La solution de redécouper vos fichiers par périmètre est très chronophage et difficile à maintenir sur le long terme.
Réaliser des calculs complexes avec Excel
Excel permet des formules complexes et des macros VBA. Cette solution est efficace pour les fichiers simples, mais peut devenir rapidement fragile. En enchaînant les formules, vous aurez énormément de difficultés à valider l’impact d’une modification sur l’ensemble de votre fichier. Excel ne possède pas d’outil de validation automatique comme nous pouvons le faire sur des logiciels sur mesure.
Mettre à jour plusieurs lignes de données avec Excel
Excel n’est pas une vraie base de données. Lorsque vous utilisez des copier/coller pour présenter vos données dans différents fichiers et sous différentes formes, il deviendra extrêmement complexe de propager une modification à l’ensemble de vos fichiers. Un logiciel utilisant une vraie base de données vous assurera une cohérence totale et une propagation des modifications instantanée.
Protéger vos données Excel
Vous pouvez protéger vos fichiers avec un mot de passe. Mais en réalité, lorsque vous partagez un fichier Excel avec une autre personne, vous lui donnez accès à l’ensemble de son contenu : données de chaque cellule et formules de calcul. Dans un logiciel, les formules sont invisibles et vous ne partagez que les données dont l’utilisateur a besoin.
Visualiser l’historique des modifications
Vos fichiers évoluent dans le temps. Lorsque vous constatez une erreur, il peut être difficile de savoir qui l’a introduite et depuis quand. Nous pouvons vous développer des solutions de visualisation d’historique de modification et vous fournir un historique complet des modifications de votre code source grâce à Git.
Gérer les problèmes de mémoire avec Excel
Vos fichiers ont de plus en plus de données et deviennent de plus en plus complexes à manipuler ? Parfois, vous avez même des difficultés à les ouvrir ? La seule solution est de découper vos fichiers volumineux en sous-ensembles, mais cette solution vous fait perdre la vision d’ensemble.
Les techniques de programmation actuelles nous permettent d’optimiser les performances de nos logiciels afin que vous n’ayez jamais à attendre plus de quelques secondes pour accéder aux informations désirées.