Excel

Qu'est-ce qu'Excel ?

Excel est un logiciel édité par Microsoft qui vous permet d'organiser des données dans des classeurs et des tableaux. Nous vous proposons une présentation rapide de ce logiciel pour découvrir ses forces et ses faiblesses.
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Présentation d'Excel

Excel est un logiciel édité par Microsoft dont la première version date de 1985. L'historique complet des versions d'Excel est disponible sur Wikipédia pour les plus curieux d'entre vous.

Véritable star des années 80/90 Excel vous permet d'organiser des données dans des classeurs et des tableaux.

Excel vous offre ensuite la possibilité de réaliser :

  • des opérations de calcul (Somme, moyenne, minimum, maximum...)
  • de tris ou de filtrage
  • de reformatage (combiner deux colonnes, mettre en majuscules, en minuscules...)

Excel est un outil offrant énormément de possibilités certaines simples et d'autres très complexes vous permettant de traiter vos données par vous-même.

De nos jours, Excel est utilisé dans la majorité des entreprises dans le monde et inclus dans la suite de logiciels Microsoft 365 aux côtés d'autres logiciels connus comme Word, PowerPoint, Outlook...

Il s'agit donc d'un logiciel incontournable dont vous devez maitriser les bases et connaitre les forces comme les faiblesses afin d'en faire bon usage.

Comment utiliser Excel ?

Autrefois distribué comme logiciel autonome que vous achetiez dans une boite avec un cd, Excel est aujourd'hui distribué avec la suite Microsoft 365.

Microsoft propose deux types d'offres suivant que vous souhaitiez l'utiliser dans un contexte personnel ou professionnel.

La version pour particuliers se décline en une version famille ou personnelle avec des abonnements annuels ou mensuels.

La version professionnelle est plus riche avec des offres allant de 4.20€/mois pour la basique à 16.90€/mois pour la plus complète.

Comparatif des offres Excel

Il vous suffit de souscrire à une offre et d'utiliser le logiciel dans sa version en ligne (moins performante) ou bien d'installer directement Excel sur votre ordinateur.

Pourquoi utiliser Excel ?

Excel a de nombreux avantages et sait gérer parfaitement beaucoup de vos problématiques quotidiennes en entreprises.

Voici quelques exemples d'utilisations qui vous permettront d'être plus productif.

Réaliser des calculs simples avec Excel

Excel vous permet de réaliser des calculs entre vos colonnes : moyenne, somme, division, multiplication...

Vous pouvez donc travailler des formules pour obtenir des résultats rapidement.

  • faire la somme de vos dépenses ou de vos factures
  • calculer le taux jour moyen de vos employés
  • calculer le prix de revient de vos produits
  • faire la moyenne des notes de vos élèves en ajoutant de la pondération
  • calculer le taux d'absentéisme de vos employés

Formules de calcul simple sous Excel

Comme vous le voyez, Excel peut être un outil simple de calcul pour vous aider au quotidien dans vos réflexions.

Mettre en forme des données

En complément de vos formules de calcul, Excel vous permet de mettre en forme vos données.

Vous avez la possibilité de choisir des types de mise en forme pour vos tableaux, de travailler les bordures, les polices de texte.

Vous pouvez gérer la hauteur de vos lignes et la largeur de vos colonnes. Vous pouvez également mettre un fond différent sur une cellule en fonction de son contenu. Cela peut vous servir pour valider des résultats par exemple en attribuant un fond vert en cas de réussite et un fond rouge en cas d'échec.

Mettre en forme des données

Réaliser des graphiques pour vos présentations avec Excel

Les présentations ont plus d'impact avec des visuels !

Excel vous permet de réaliser simplement des graphiques à l'aide de vos données.

Vous avez tous une gamme de format différents : camemberts, histogrammes, courbes...

Réaliser des graphiques pour vos présentations avec Excel

Une fois réalisé, vous pourrez facilement inclure ces graphiques dans vos présentations, rapport ou même directement dans un email.

Créer une base de données avec Excel

Excel est un outil pratique pour centraliser des informations.

Vous pouvez utiliser Excel pour vous créer une base de données formatées selon vos besoins.

Votre seule limite sera votre imagination !

Vous pouvez par exemple gérer :

  • pour un instituteur : son programme de cours et son avancement par classe
  • pour un maître d'oeuvre : ses chantiers et ses approvisionnements
  • pour un chef de projet : sa gestion des tâches, des défauts, son planning...
  • pour un marketeur : ses campagnes de mailing
  • ...

Quelles sont les alternatives à Excel ?

Comme nous l'avons vu, Excel est un outil cher et des alternatives gratuites existent pour vous faire faire des économies.

Google Sheets

Tout d'abord, Google Sheets vous offre un outil en ligne gratuit qui vous permettra de réaliser la plupart des actions que vous pouvez faire avec Excel. De plus Google Sheets est bien plus performant que la version en ligne d'Excel et vous offre des fonctionnalités de partage beaucoup plus simples à utiliser.

Google Sheets

Calc

LibreOffice vous propose une alternative libre et open source à l'ensemble des outils de la suite Microsoft.

L'équivalent LibreOffice d'Excel s'appelle Calc. Cet outil totalement gratuit vous permettra en plus d'éditer et d'enregistrer des fichiers au format Excel afin de travailler simplement avec vos interlocuteurs.

![LibreOffice Calc](/images/excel/libreoffice-calc.jpg]

Airtable

Airtable est une solution Saas qui vous propose un Excel revu au goût du jour et vous permettra de réaliser plus simplement qu'avec Excel une multitude d'opérations avec un rendu plus attractif.

Airtable

Développer un logiciel avec Excel ?

Devant toutes ces possibilités, Excel peut vous permettre de développer votre propre logiciel afin de vous aider à être plus productif dans votre activité.

Vous pouvez notamment proposer une structure de données et une mise en forme en vous basant sur votre expertise, intégrer vos propres indicateurs de performance et faire des mises en forme graphique.

Travailler votre projet sous Excel va vous permettre d'affiner votre besoin et de faire plusieurs itérations afin de gagner en précision. Vous vous apercevrez rapidement que le temps passe vite sous Excel et qu'il ne faut pas sous-estimer le temps que va prendre la conception et la réalisation de votre outil.

Pour aller plus loin, Excel vous donne la possibilité d'intégrer des macros et du VBA (Visual Basic for Applications) qui vous permettront de programmer des fonctionnalités plus avancées.

Visual Basic for Applications

Bien sûr le développement d'applications sous Excel a ses limites mais cela constitue un point de départ pour commencer en douceur la préparation de votre projet.

Lorsque vous souhaiterez faire passer votre outil à un niveau supérieur en terme de fonctionnalités ou d'utilisateurs, il faudra vous tourner vers le développement d'un outil sur mesure afin d'avoir plus de possibilités.

Principales limitations d'Excel

Excel vous offre de multiples possibilités mais il n'a pas été conçu pour réaliser des logiciels complexes.

Voici un aperçu des principales problématiques que rencontrent nos clients lorsqu'ils utilisent Excel de manière intensive et qui peuvent être facilement résolues en développant un logiciel sur mesure :

  • Comment partager des données avec Excel ?
  • Comment gérer l'accès aux données avec Excel ?
  • Comment réaliser des calculs complexes avec Excel ?
  • Comment mettre à jour plusieurs lignes de données avec Excel ?
  • Comment protéger mes données Excel ?
  • Comment visualiser l'historique des modifications d'une cellule Excel ?
  • Comment améliorer la qualité de mes résultats sous Excel ?
  • Comment gérer les problèmes de mémoire avec Excel ?