Présentation d'Excel
Excel est un logiciel édité par Microsoft dont la première version date de 1985. L'historique complet des versions d'Excel est disponible sur Wikipédia pour les plus curieux d'entre vous.
Véritable star des années 80/90 Excel vous permet d'organiser des données dans des classeurs et des tableaux.
Excel vous offre ensuite la possibilité de réaliser :
- des opérations de calcul (Somme, moyenne, minimum, maximum...)
- de tris ou de filtrage
- de reformatage (combiner deux colonnes, mettre en majuscules, en minuscules...)
Excel est un outil offrant énormément de possibilités certaines simples et d'autres très complexes vous permettant de traiter vos données par vous-même.
De nos jours, Excel est utilisé dans la majorité des entreprises dans le monde et inclus dans la suite de logiciels Microsoft 365 aux côtés d'autres logiciels connus comme Word, PowerPoint, Outlook...
Il s'agit donc d'un logiciel incontournable dont vous devez maitriser les bases et connaitre les forces comme les faiblesses afin d'en faire bon usage.
Comment utiliser Excel ?
Autrefois distribué comme logiciel autonome que vous achetiez dans une boite avec un cd, Excel est aujourd'hui distribué avec la suite Microsoft 365.
Microsoft propose deux types d'offres suivant que vous souhaitiez l'utiliser dans un contexte personnel ou professionnel.
La version pour particuliers se décline en une version famille ou personnelle avec des abonnements annuels ou mensuels.
La version professionnelle est plus riche avec des offres allant de 4.20€/mois pour la basique à 16.90€/mois pour la plus complète.
Il vous suffit de souscrire à une offre et d'utiliser le logiciel dans sa version en ligne (moins performante) ou bien d'installer directement Excel sur votre ordinateur.
Pourquoi utiliser Excel ?
Excel a de nombreux avantages et sait gérer parfaitement beaucoup de vos problématiques quotidiennes en entreprises.
Voici quelques exemples d'utilisations qui vous permettront d'être plus productif.
Réaliser des calculs simples avec Excel
Excel vous permet de réaliser des calculs entre vos colonnes : moyenne, somme, division, multiplication...
Vous pouvez donc travailler des formules pour obtenir des résultats rapidement.
- faire la somme de vos dépenses ou de vos factures
- calculer le taux jour moyen de vos employés
- calculer le prix de revient de vos produits
- faire la moyenne des notes de vos élèves en ajoutant de la pondération
- calculer le taux d'absentéisme de vos employés
Comme vous le voyez, Excel peut être un outil simple de calcul pour vous aider au quotidien dans vos réflexions.
Mettre en forme des données
En complément de vos formules de calcul, Excel vous permet de mettre en forme vos données.
Vous avez la possibilité de choisir des types de mise en forme pour vos tableaux, de travailler les bordures, les polices de texte.
Vous pouvez gérer la hauteur de vos lignes et la largeur de vos colonnes. Vous pouvez également mettre un fond différent sur une cellule en fonction de son contenu. Cela peut vous servir pour valider des résultats par exemple en attribuant un fond vert en cas de réussite et un fond rouge en cas d'échec.
Réaliser des graphiques pour vos présentations avec Excel
Les présentations ont plus d'impact avec des visuels !
Excel vous permet de réaliser simplement des graphiques à l'aide de vos données.
Vous avez tous une gamme de format différents : camemberts, histogrammes, courbes...
Une fois réalisé, vous pourrez facilement inclure ces graphiques dans vos présentations, rapport ou même directement dans un email.
Créer une base de données avec Excel
Excel est un outil pratique pour centraliser des informations.
Vous pouvez utiliser Excel pour vous créer une base de données formatées selon vos besoins.
Votre seule limite sera votre imagination !
Vous pouvez par exemple gérer :
- pour un instituteur : son programme de cours et son avancement par classe
- pour un maître d'oeuvre : ses chantiers et ses approvisionnements
- pour un chef de projet : sa gestion des tâches, des défauts, son planning...
- pour un marketeur : ses campagnes de mailing
- ...
Quelles sont les alternatives à Excel ?
Comme nous l'avons vu, Excel est un outil cher et des alternatives gratuites existent pour vous faire faire des économies.
Tout d'abord, Google Sheets vous offre un outil en ligne gratuit qui vous permettra de réaliser la plupart des actions que vous pouvez faire avec Excel. De plus Google Sheets est bien plus performant que la version en ligne d'Excel et vous offre des fonctionnalités de partage beaucoup plus simples à utiliser.
LibreOffice vous propose une alternative libre et open source à l'ensemble des outils de la suite Microsoft.
L'équivalent LibreOffice d'Excel s'appelle Calc. Cet outil totalement gratuit vous permettra en plus d'éditer et d'enregistrer des fichiers au format Excel afin de travailler simplement avec vos interlocuteurs.
Développer un logiciel avec Excel ?
Devant toutes ces possibilités, Excel peut vous permettre de développer votre propre logiciel afin de vous aider à être plus productif dans votre activité.
Vous pouvez notamment proposer une structure de données et une mise en forme en vous basant sur votre expertise, intégrer vos propres indicateurs de performance et faire des mises en forme graphique.
Travailler votre projet sous Excel va vous permettre d'affiner votre besoin et de faire plusieurs itérations afin de gagner en précision. Vous vous apercevrez rapidement que le temps passe vite sous Excel et qu'il ne faut pas sous-estimer le temps que va prendre la conception et la réalisation de votre outil.
Pour aller plus loin, Excel vous donne la possibilité d'intégrer des macros et du VBA (Visual Basic for Applications) qui vous permettront de programmer des fonctionnalités plus avancées.
Bien sûr le développement d'applications sous Excel a ses limites mais cela constitue un point de départ pour commencer en douceur la préparation de votre projet.
Lorsque vous souhaiterez faire passer votre outil à un niveau supérieur en terme de fonctionnalités ou d'utilisateurs, il faudra vous tourner vers le développement d'un outil sur mesure afin d'avoir plus de possibilités.
Principales limitations d'Excel
Excel vous offre de multiples possibilités, mais il n'a pas été conçu pour réaliser des logiciels complexes.
Voici un aperçu des principales problématiques que rencontrent nos clients lorsqu'ils utilisent Excel de manière intensive et qui peuvent être facilement résolues en développant un logiciel sur mesure :
Partager des données avec Excel
Lorsque vous organisez toutes vos données sur Excel, vous allez rapidement avoir besoin de partager ces éléments avec d'autres collaborateurs.
Vous allez rapidement vous demander :
- comment partager ces informations en tant réel ?
- comment gérer les modifications apportées par d'autres personnes ?
- comment savoir quelle est la dernière version du fichier ?
Même s'il existe des moyens de partager en ligne, d'activer le mode révision ou faire de l'envoi de fichier en automatique, Excel n'est pas la meilleure solution pour résoudre ce genre de problématiques.
Gérer l'accès aux données avec Excel
Lorsque votre entreprise se développe, vous aurez besoin de contrôle les données auxquelles vos collaborateurs accèdent.
En effet, voulez que vos collaborateurs aient accès à l'ensemble de votre comptabilité, de votre base de prospects et client ? Cela est encore plus d'actualité avec le recours à des prestataires externes ou temporaire.
Vous avez la solution de redécouper vos fichiers par périmètre : par type de profil ou pour limiter les données concernant un secteur géographique ou un point de vente.
Cette solution sera très chronophage et est difficilement maintenable sur le long terme.
Réaliser des calculs complexes avec Excel
Excel vous permet de réaliser des formules complexes à l'intérieur de ces cellules. Vous pouvez même enrichir les possibilités de traitement avec des Macros en VBA.
Cette solution est extrêmement efficace pour les fichiers simples, mais peut devenir rapidement complexe.
Puisque vous pavez la possibilité d'enchainer les formules à la suite, vous allez avoir énormément de difficulté de valider les impacts d'une modification sur l'ensemble de votre fichier.
Excel ne possède pas d'outil de validation automatique comme nous pouvons le faire sur des logiciels sur mesure.
Mettre à jour plusieurs lignes de données avec Excel
Même s'il possède des fonctionnalités avancées, Excel n'est pas une base de données vous permettant de centraliser les éléments.
Lorsque vous utilisez des copier/coller pour présenter vos données dans différents fichiers et sous différentes formes, il deviendra extrêmement complexe de propager une modification à l'ensemble de vos fichiers.
Un logiciel utilisant une vraie base de données vous assurera une cohérence de l'ensemble de vos données ainsi qu'une propagation des modifications de manière instantanée sur l'ensemble de votre application.
Protéger mes données Excel
Vous pouvez protéger vos fichiers à l'aide d'un mot de passe !
Mais en réalité, lorsque vous partagez un fichier Excel avec une autre personne, vous lui donnez accès à l'ensemble de son contenu : données de chaque cellule ainsi que les formules de calcul.
Dans un logiciel, l'ensemble des formules sont invisibles et vous ne partagez que les données dont l'utilisateur a besoin.
Visualiser l'historique des modifications d'une cellule Excel
Vos fichiers évoluent dans le temps. Lorsque vous constatez une erreur, il peut être difficile de savoir qui l'a introduite et surtout depuis quand est-ce qu'elle perturbe votre système.
Suivant vos besoins, nous pouvons vous développer des solutions de visualisation d'historique de modification et vous fournir un historique complet des modifications de votre code source grâce à Git.
Gérer les problèmes de mémoire avec Excel
Vos fichiers ont de plus en plus de données et ils deviennent de plus en plus complexes à manipuler ?
Parfois, vous avez même des difficultés à les ouvrir sur votre ordinateur ?
La seule solution pour résoudre cette problématique de mémoire est de découper vos fichiers volumineux en sous ensemble plus facilement manipulables. Mais cette solution vous fait perdre la vision d'ensemble, notamment en ayant recours aux tableaux croisés dynamiques.
Les techniques de programmation actuelles nous permettent d'optimiser les performances de nos logiciels afin que vous n'ayez jamais plus à attendre plus de quelques secondes pour avoir accès aux informations désirées.