Digitalisation

Comment digitaliser mon entreprise ?

Vous souhaitez digitaliser votre entreprise afin de gagner en productivité et décharger vos collaborateurs de leur tache sans valeur ajoutée mais vous ne savez pas par où commencer ?

Nous avons rédigé pour vous ce guide qui vous donnera des exemples de cas concrets que vous pouvez implémenter.

Pourquoi digitaliser mon entreprise ?

De nos jours, les solutions digitales disponibles sur le marché sont telles qu'il n'est plus envisageable de s'en passer. La mise en place d'applications performantes est devenue une nécessité pour les entreprises qui veulent perdurer.

La digitalisation est un défi à relever afin de rendre votre entreprise plus productive et vos collaborateurs plus épanouis.

En effet, au quotidien vos collaborateurs passent une partie de leur temps à réaliser des tâches sans réelle valeur ajoutée !

Voici quelques exemples :

Valider le contenu d'un dossier et envoyer un mail de confirmation.
Tenir un Excel à jour avec une liste de données provenant d'autres systèmes
Transformer des fichiers d'un format à un autre
Faire des tableaux de statistiques
Envoyer des mails de relance à des dates précises
...

Toutes ces tâches sont exécutées de manière automatique et gâchent le temps et le talent de vos collaborateurs. En effet, vous sentez-vous productif lorsque vous venez d'enchainer 2 heures de travail en monde automatique qui n'a absolument pas stimulé votre créativité ?

Cela vous permet-il d'être au maximum de vos capacités d'écoute et d'être agréable pour votre prochain rendez-vous client ?

Vous devez mettre en place des outils digitaux adapter à votre métier afin de gagner en efficacité.

La transformation digitale peut avoir plusieurs objectifs :

Amélioration des délais
Amélioration de la qualité des résultats
Augmentation des volumes traités
Production de statistiques d'aide à la décision
Réduction des coûts sur des activités non-essentielles
Création de nouvelles sources de revenus
...

Même si vous êtes leader dans votre domaine, l'utilisation d'outils informatique adaptés est une nécessité. Cependant ce projet de transformation peut représenter un risque majeur s'il est mal abordé. Que ce soit d'un point de vue financier d'abord car le développement d'applications coûte cher mais également d'un point de vue RH car il est nécessaire d'engager vos collaborateurs dans cette démarche qui modifiera leur quotidien.

Les principaux champs d'actions en matière de digitalisation

Clients

Digitaliser sa relation client

Digitaliser votre relation client vous permettra de gagner du temps tout en ayant accès à des informations plus précises.

La mise en place de funnel sur mesure vous permettra de mieux cibler le besoin de vos prospects et vous fera gagner du temps en apportant les premiers éléments de réponse aux clients non matures en toute autonomie.

Un système de relance automatique vous permettra de ne plus perdre de rendez-vous ou d'oublier des devis

Quelques exemples de digitalisation du parcours client :

Mise en place de funnel de vente
Système de gestion des assistances / SAV
Module de prise de rendez-vous
Système de relance automatique par email ou SMS
Digitalisation des points de vente
Mise en place de centre d'aide

Comment digitaliser sa relation client ?

Collaborateurs

Digitaliser la gestion de vos collaborateurs

La digitalisation de vos ressources humaines peut vous faire gagner un temps incroyable !

En commençant par le recrutement, la validation des étapes à l'embauche jusqu'au quotidien : validation des congés, des notes de frais et même les entretiens annuels.

La mise en place d'outils efficaces pour la gestion des tâches récurrentes facilitera également les relations que vous avez avec vos collaborateurs car ils auront de la visibilité sur des éléments extrêmement importants pour eux.

Voici quelques questions que vous n'aurez plus à vous poser :

Est-ce les entretiens annuels sont à jour ?
Est-ce que les actions convenues à mon entretien ont été suivies d'effet ?
Est-ce mon compteur de congés est à jour ?
...

Automatisation

Automatiser les tâches récurrentes

Chaque jour, vos collaborateurs passent du temps sur des micro-tâches simples sans valeur ajoutée.

Mi bout à bout, le temps passé sur ces tâches représente plusieurs milliers d'euros et est une source de démotivation importante pour vos collaborateurs.

De plus, cette gestion "à la main" est source d'erreurs, d'oublis et peut donc nuire à votre activité.

Voici quelques exemples de tâches simples à automatiser :

Conversion de fichiers dans un autre format
Génération de documents
Envoi d'email ou de SMS de relance ou de confirmation
Validation de dossiers
Compilation de statistiques

Comment automatiser vos tâches chronophages ?

Data

Digitaliser la récolte d'informations

Que ce soit dans le cadre d'une assistance auprès de vos utilisateurs ou lors d'une analyse quantitative pour mesurer un sujet précis (marketing, bien-être de vos collaborateurs, satisfaction client...) la mise en place d'outils digitaux pour la récolte d'information vous permettra d'avoir beaucoup plus de réponses.

En effet, l'outil guidera l'utilisateur en lui fournissant toutes les informations nécessaires pour qu'il puisse pleinement comprendre l'importance de ces informations.

Ces données peuvent ensuite être compilées, mises en forme et distribué instantanément aux personnes qui en ont réellement besoin afin d'agir de manière plus précise et réagir plus rapidement.

Comment améliorer la récolte de vos informations ?

Statistiques

Digitaliser la compilation de données

Plus votre entreprise grandit et plus vous aurez de données à gérer sur des systèmes et dans des formats différents.

La récupération, le tri, le reformatage, les groupements suivant différents segments peut représenter un nombre d'heures colossal !

Et si vous aviez accès à des tableaux de bord mis à jour en temps réel afin de pouvoir prendre vos décisions de manière éclairée sans délais ?

Comment digitaliser vos statistiques BI ?

Formation

Digitalisation de la formation

Votre entreprise a besoin de talents et vos collaborateurs ont besoin d'être formé pour devenir brillants !

Les méthodes traditionnelles de formation en présentielle ne sont pas adaptées pour la formation en continu.

En effet elle nécessite de bloquer des journées entières pour l'ensemble de participant, d'avoir un formateur, de gérer des réservations de salles, de trajet.... ce qui représente un budget.

Chacun n'apprend pas au même rythme et n'est pas sensible au même exercice ce qui fait que ces journées ne sont pas exploitées à leur plein potentiel.

La mise en place de formation au travers d'outils digitaux représente un levier immense pour votre entreprise. Cela permet notamment

D'apprendre à son rythme
De choisir le meilleur moment pour suivre la formation
De valider les acquis directement
De créer des parcours personnalisés
Et surtout de revenir sur cette formation plusieurs fois dans le temps

Comment digitaliser vos formations ?

Excel

Digitalisation vos fichiers Excel

Vous passez des heures à mettre à jour des fichiers Excel ?

Vous atteignez les limites de vos possibilités et souhaitez aller plus loin ?

Comment transformer vos fichiers Excel ?

L'application développée par SmartBooster m'a fait gagner un temps précieux. À présent, je n'ai plus besoin de faire des centaines de copier-coller dans un fichier Excel.
L'application me permet de gérer les inscriptions et de générer les listes de présence en quelques clics. Cela évite pas mal d'erreurs !
J'ai également des rappels automatiques pour m'indiquer quelle tâche est à effectuer ce qui permet de ne rien oublier. L'ensemble des intervenants peuvent accéder aux informations de leurs clients et aux inscriptions ce qui évite de nombreux mails et appels.
La gestion de mes inscriptions est devenue beaucoup plus simple et l'outil m'a permis d'améliorer ma productivité. Cela m'a permis de dégager du temps pour d'autres tâches plus importantes.

Les freins à la digitalisation

De nous jours, tout le monde parle de la digitalisation ou transformation numérique des entreprises. Pour beaucoup, cela représente un chantier colossal qui génèrera une réelle rupture dans le fonctionnement interne de l'entreprise ainsi que pour le quotidien des collaborateurs.

Cependant, même si sur le long terme cette transformation peut représenter un budget important, elle peut se faire de manière progressive en respectant le travail de chacun car en effet, la digitalisation ne va pas remplacer vos collaborateurs par des machines en tout cas pas sur les tâches ayant le plus de valeur ajoutée.

Lorsque l'on parle de digitalisation, notamment dans les entreprises ayant un certain historique, plusieurs freins apparaissent. Il est important de les aborder rapidement et simplement afin de mettre chaque acteur sur le même niveau d'information.

Voici quelques pensées erronées qui émergent souvent lorsque l'on ne prend pas le temps d'expliquer les choses précisément :

la digitalisation va remplacer les collaborateurs par des machines
nous n'aurons plus de contact client
nous aurons moins de liberté d'action
cela va représenter un budget colossal
nous allons devoir recruter des spécialistes
...

En pratique, la mise en place d'outils digitaux va permettre à vos collaborateurs :

de se décharger des tâches ingrates qui ne les intéressent pas
de minimiser les contacts clients sans intérêt pour leur laisser plus de temps sur des questions plus essentielles
d'avoir plus de temps pour réfléchir à de nouvelles manières de faire leur travail
de recruter de nouvelles personnes et c'est une très bonne nouvelle !

En effet, chaque projet de digitalisation doit inclure une gestion du changement afin que vos collaborateurs adhèrent à la démarche.

En fin de compte, la transformation numérique de votre entreprise a débuté il y a des années déjà : en passant du courrier à l'email, du fax au scanner... c'est une évolution de vos outils comme l'ont été les commandes numériques, la boîte automatique, le GPS et votre smartphone...

Chez SmartBooster, nous prenons le temps de comprendre votre contexte et vos besoins afin de vous proposer un plan d'action progressif qui vous permettra d'améliorer votre entreprise étape par étape dans le respects de vos collaborateurs et de votre budget.

Comment

Comment digitaliser son entreprise ?

quand

Quand commencer ?

Le meilleur moment pour commencer la transformation digitale de votre entreprise c'était il y a 10 ans !

Le second meilleur moment, c'est aujourd'hui et nous sommes là pour vous aider.

point de départ

Par où commencer ?

Chez SmartBooster, nous sommes convaincus par les approches agiles qui nous permettent d'avancer étape par étape .

Ainsi nous vous conseillons de commencer votre parcours par une application non stratégique qui vous permettra d'obtenir vos premiers résultats rapidement et sans trop de stress.

En effet, ce premier essai sera forcément imparfait et il vous permettra d'améliorer votre méthode jusqu'à ce que vous soyez en mesure d'aborder sereinement vos process critiques représentant les ROI les plus importants.

Si vous avez du mal à définir vos premières cibles, nous pouvons vous accompagner dans cette réflexion.

préparation

Comment commencer ?

Dans un premier temps, il est nécessaire de cadrer votre projet en rédigeant un document présentant la où les tâches à digitaliser.

le contexte : à quoi sert cette fonctionnalité ?
les acteurs : qui réalise la tâche et pour qui ?
les dépendances : est-ce que cette tâche dépend d'autres ?
les problématiques ou limite actuelles
les bénéfices attendus par cette évolution

Cela vous permettra de vous assurer une bonne compréhension de votre besoin.

N'hésitez pas à co-construire cette documentation ou à minima faire relire à l'ensemble des acteurs.
Vous serez souvent surpris par les touches personnelles que peuvent introduire chaque membre de l'équipe sans que vous en ayez pleinement conscience...

réalisation

Maintenant il faut se lancer

Votre besoin est clair, tous les participants sont d'accord sur l'objectif !

Il est tant de se lancer dans la conception et les développements de votre nouvel outil.

Suivant la taille de votre projet et votre contexte, nous pouvons vous proposer de réaliser un prototype rapide ou directement votre version MVP. Partager-nous votre projet et nous trouverons ensemble le meilleur moyen de le concrétiser.