Exporter vos données depuis Pipedrive

Exporter vos données depuis l’interface Pipedrive

Avant tout développement, Pipedrive permet d’exporter vos données en XLSX depuis les paramètres du compte. C’est la première étape pour auditer vos données ou les transmettre à un prestataire.

Comment exporter depuis l’interface Pipedrive

Accédez à Paramètres (icône en bas à gauche) puis Exporter des données (Data Export). Pipedrive propose un export séparé pour chaque type d’objet : Deals, Organizations, People, Activities, Products, Notes et Leads. Chaque export génère un fichier XLSX avec les colonnes correspondant aux champs de l’objet.

Points d’attention avec l’export interface :

• Les champs personnalisés sont inclus, mais leurs colonnes portent le libellé affiché dans l’interface, pas leur nom interne API. Cela complexifie le mapping lors de la migration.

Ce que l’export XLSX ne couvre pas

Pour une migration complète, l’export seul ne suffit pas. L’API REST Pipedrive est nécessaire pour récupérer les identifiants internes (essentiels pour reconstituer les relations), les lignes de produit associées aux affaires et les champs personnalisés avec leur nom API exact.

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Affaires (Deals) : le pivot du modèle de données

Les affaires sont extraites via l’API Deals avec le endpoint /api/v2/deals (pagination par cursor, recommandés pour les extractions volumineuses). Chaque deal contient :

Champ Pipedrive	Description	Correspondance cible
title	Intitulé de l’affaire	VARCHAR
value	Valeur estimée	DECIMAL
currency	Devise associée	Référence devise
stage_id	Étape dans le pipeline	Clé étrangère vers étape
pipeline_id	Pipeline concerné	Clé étrangère vers pipeline
status	open / won / lost (les deals supprimés sont accessibles 30 jours via un endpoint dédié)	ENUM
expected_close_date	Date de clôture prévue	DATE
probability	Probabilité de conversion (%)	INT
person_id	Contact principal lié	Clé étrangère
org_id	Organisation liée	Clé étrangère
owner_id	Commercial responsable	Clé étrangère vers utilisateur
add_time, update_time	Dates de création et modification	DATETIME

Les champs personnalisés des deals apparaissent comme des propriétés supplémentaires dans la réponse API, identifiées par un hash (ex : abc123def456). Leur mapping est effectué en les confrontant au schéma retourné par GET /api/v2/dealFields.

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Extraction des Contacts et Organisations via l’API

Persons (contacts)

Les contacts sont extraits via GET /api/v2/persons. Chaque fiche contact contient :

• name : nom complet
• emails : tableau d’adresses email (principale et secondaires)
• phones : tableau de numéros (fixe, mobile, travail)
• org_id : organisation liée (clé étrangère)
• owner_id : propriétaire du contact dans Pipedrive
• Champs personnalisés accessibles via GET /api/v2/personFields

Organizations (entreprises)

Les organisations sont extraites via GET /api/v2/organizations. Elles contiennent les coordonnées de l’entreprise, son adresse et ses champs personnalisés (accessibles via GET /api/v2/organizationFields).

La relation Pipedrive est une personne liée à une organisation via org_id. Si un contact est associé à plusieurs organisations (cas atypique), la relation principale est conservée et les liaisons secondaires sont documentées avant la migration pour éviter toute perte de données.

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Extraction des activités

Les activités couvrent tous les types d’interactions commerciales : appels, emails, réunions, tâches et déjeuners. Elles sont extraites via GET /api/v2/activities.

Champ	Description
subject	Intitulé de l’activité
type	call / email / meeting / task / deadline / lunch
due_date, due_time	Date et heure d’échéance
done	Activité réalisée (boolean)
deal_id	Affaire associée
person_id	Contact associé
org_id	Organisation associée
note	Compte rendu ou notes internes

Pipedrive limite à 500 activités par requête avec pagination via cursor et limit. Les activités représentent souvent le volume le plus important à migrer sur un compte actif depuis plusieurs années.

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Extraction des produits et lignes de produit

Catalogue produit

Le catalogue est extrait via GET /api/v2/products. Chaque produit contient un nom, une unité et un tableau de prix par devise (prices : currency, price, cost). Les types de produit et les champs personnalisés sont accessibles via GET /api/v2/productFields.

Lignes de produit liées aux affaires (Deal Products)

Les produits associés à une affaire sont récupérables via le endpoint GET /api/v2/deals/products : extraction groupée de toutes les lignes de produit de plusieurs affaires en une seule requête.

Chaque ligne contient la quantité, le prix unitaire, la remise et le montant total. C’est cette association qui constitue le détail commercial de l’affaire.

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Notes

Les notes sont extraites via GET /api/v1/notes. Chaque note contient son contenu au format HTML (content), son auteur (user_id), ses associations (deal_id, person_id, org_id, lead_id, project_id) et ses horodatages de création et de modification.

L’API permet de filtrer les notes par entité associée : toutes les notes d’une affaire, d’un contact, d’un lead ou d’un projet sont récupérables directement sans scanner l’intégralité des notes du compte.

Le contenu HTML des notes est converti en texte enrichi ou Markdown lors de la migration, selon les capacités du logiciel cible.

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Extraction des prospects

Les prospects sont gérés dans la boîte de réception Leads et extraits via GET /api/v1/leads. Chaque lead est rattaché soit à une personne soit à une organisation (selon la structure de votre compte) et peut être converti en affaire. Les leads contiennent leur titre, leur valeur estimée, leur source et leurs labels.

Ils sont migrés vers le logiciel cible soit comme des affaires en cours de qualification, soit dans un module dédié à la génération de pipeline, selon votre processus commercial réel.

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Extraction des projets

Le module Projets est disponible à partir du plan Growth. Les projets sont extraits via GET /api/v2/projects. Chaque projet est lié à une affaire gagnée et contient des phases, des tâches et des membres assignés.

Si votre usage du module Projets est central à votre suivi post-vente, il fait l’objet d’une analyse spécifique lors du cadrage : les workflows peuvent être recréés avec plus de flexibilité dans un logiciel sur mesure.

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Extraction des pipelines et étapes

La configuration des pipelines est extraite via GET /api/v2/pipelines et les étapes via GET /api/v2/stages. Chaque étape contient son nom affiché (name), sa position dans le pipeline (order_nr) et une probabilité de conversion (deal_probability) dont la valeur dépend de la configuration choisie : certains comptes désactivent la probabilité par étape et la gèrent manuellement sur chaque affaire, ce qui est analysé lors du cadrage avant migration.

Cette configuration est remappée dans le nouveau cycle de vente. Si vous avez plusieurs pipelines (pipeline standard et pipeline partenaires, par exemple), chaque pipeline est recréé séparément avec ses règles de progression.

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Champs personnalisés (Custom Fields)

Pipedrive permet de créer des champs personnalisés sur les Deals, Persons, Organizations, Products et Leads. Ces champs sont accessibles via les endpoints Fields correspondants :

Objet	Endpoint
Deals	GET /api/v2/dealFields
Persons	GET /api/v2/personFields
Organizations	GET /api/v2/organizationFields
Products	GET /api/v2/productFields

Types de champs et correspondances SQL

Type Pipedrive	Correspondance cible
varchar, text, varchar_auto	VARCHAR ou TEXT
double, monetary	DECIMAL
date, daterange, time, timerange	DATE ou DATETIME
enum	ENUM ou table de référence
set	Table de jointure
user	Clé étrangère vers utilisateur
org, people	Clé étrangère vers organisation / contact
phone, address	Champ structuré ou VARCHAR

Les champs de type set permettent de relier une affaire à plusieurs valeurs simultanément (une liste à choix multiples). Ces relations sont converties en tables de jointure lors de la migration, de la même façon que les multipleSelects d’Airtable.

Sur les endpoints v2, le paramètre custom_fields permet de limiter les champs personnalisés retournés à une liste de 15 clés maximum. Utile pour des extractions ciblées sur des objets avec de nombreux champs personnalisés.

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Ce qui nécessite une décision avant la migration depuis Pipedrive

Certains éléments ne peuvent pas être migrés automatiquement :

• Les automatisations Pipedrive : déclencheurs et actions sont analysés et recréés en logique métier native (jobs planifiés, événements applicatifs, notifications)
• Les intégrations natives (Gmail, Google Meet, Slack, Aircall, Zapier) : reconnectées sur les nouvelles APIs du logiciel cible
• Les rapports et tableaux de bord : recréés dans le reporting sur mesure selon vos indicateurs réels, sans les métriques non utilisées
• Les formulaires Web Visitor : remplacés par les formulaires intégrés au nouveau logiciel
• Les séquences email : analysées et reconstruites en logique applicative

Ce qui peut rester dans Pipedrive

La migration n’est pas forcément totale. Certains usages peuvent coexister temporairement ou durablement avec le nouveau logiciel :

• Les pipelines d’équipes qui utilisent Pipedrive de façon autonome avec leurs propres données
• Les intégrations email (Gmail, Outlook) si elles restent pertinentes pour l’équipe commerciale
• L’application mobile Pipedrive pendant la transition, si le nouveau logiciel n’a pas encore de version mobile déployée

SmartBooster peut aussi développer un connecteur API pour synchroniser Pipedrive avec le nouveau logiciel, au lieu de le remplacer complètement.

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Ce qu’un prestataire doit maîtriser pour migrer depuis Pipedrive

Si vous faites appel à un prestataire pour cette migration, voici les questions à poser pour évaluer sa rigueur avant de démarrer :

• Inventaire des champs personnalisés : le prestataire doit lister tous les dealFields, personFields et organizationFields avant d’écrire le moindre script de migration.
• Mapping des relations : la chaîne deal vers person vers organization doit être cartographiée et validée avec vous avant l’extraction.
• Traitement des lignes de produit : la migration des Deal Products doit être prévue explicitement, pas laissée de côté comme dans un simple export XLSX.
• Environnement de recette dédié : la migration doit être testée sur un environnement isolé avec des données réelles, jamais directement en production.
• Plan de rollback : en cas d’anomalie détectée après la bascule, que se passe-t-il ? Votre compte Pipedrive doit rester accessible pendant une période de vérification.

Chez SmartBooster, ces points font partie du cadrage initial de chaque projet de migration.

Authentification à l’API Pipedrive

Pipedrive propose deux méthodes d’authentification :

• API Token : jeton personnel accessible dans les paramètres du compte (Settings > API). Transmis selon le mode d’accès de l’endpoint utilisé (paramètre de requête ou header selon la version de l’API). Recommandé pour une migration ponctuelle réalisée par votre équipe ou un prestataire de confiance.
• OAuth 2.0 : flux standard pour les intégrations multi-comptes. Recommandé si le connecteur doit être utilisé sur plusieurs comptes Pipedrive ou par des utilisateurs tiers.

Un accès en lecture seule suffit pour une migration. Aucune permission d’écriture n’est nécessaire lors de l’extraction des données.

Références techniques Pipedrive

• API REST Pipedrive : authentification concept
• API REST Pipedrive : deals
• API REST Pipedrive : persons
• API REST Pipedrive : organizations
• API REST Pipedrive : champs personnalisés (dealFields)
• Exporter vos données depuis Pipedrive
• Communiqué sur la mise en service de la version 2 de l’API Pipedrive